Projekta iepirkums ietver sistemātisku procesu, lai identificētu un iegādātos nepieciešamos projekta pakalpojumus, preces vai rezultātus no ārējiem piegādātājiem, kas veiks darbu, veicot pirkšanu vai iegādi. Parasti tā ir projekta vadītāja funkcija; tomēr dažas organizācijas šo pienākumu veikšanai izvēlas citu personu, nevis projekta vadītāju. Ir seši procesi, ko projektu vadības nozare plaši atzinusi par projektu iepirkumu pārvaldības neatņemamu sastāvdaļu.
Pirmais no šiem procesiem ir pirkumu un iegādes plānošana. Šajā solī tiek identificētas vajadzības, kurām nepieciešams ārpakalpojums. Nepieciešamo preču, pakalpojumu vai rezultātu iegūšanas avoti tiek diferencēti, veicot tirgus analīzi. Plānojot iepirkumu, projekta mērķi tiek pārskatīti, lai nodrošinātu, ka iegāde nenovirzās no izvirzītajiem mērķiem. Šī posma pabeigšana ietver iegādei nepieciešamo resursu apzināšanu, iegādes nodrošināšanai nepieciešamā līguma veida noteikšanu un iepirkuma vadības plāna sagatavošanu.
Līguma plānošana, pārdevēja atbilžu pieprasīšana un pārdevēja atlase ir trīs nākamie procesi, kas var tikt pabeigti. Plānojot līgumu, ir nepieciešams detalizēti aprakstīt pieprasītos produktus vai pakalpojumus. Priekšlikumu un piedāvājumu pieprasījumi ir jādokumentē, lai izvairītos no problēmām.
Pieprasot pārdevēju atbildes un priekšlikumus, konkrēti pārdevēji tiek identificēti un ievietoti kvalificētu pārdevēju sarakstā. Atlasītie pārdevēji tiek uzskatīti par kvalificētiem, pamatojoties uz to spēju nodrošināt preces vai pakalpojumus, ņemot vērā projekta ierobežojumus, viņu interesi nodrošināt preces vai pakalpojumus un viņu piedāvājumu pamatotību. Pēc potenciālo pārdevēju nošķiršanas tiek izvērtēti atlasīto pārdevēju priekšlikumi, lai noteiktu labāko pārdevēju preču vai pakalpojumu piegādei. Pēc pārdevēju izvēles tiek apspriesti līgumi.
Līgumu administrēšana ir būtiska projektu iepirkuma pienākumiem. Lai pabeigtu šo darbību, ir svarīgi skaidri izklāstīt pienākumus, pienākumus un darbības mērķus. Līguma apmierinoša izpilde ir saistīta ar izvirzīto mērķu izpildes izsekošanu. Reizēm projektu iepirkumu vadītājam var būt nepieciešams koriģēt procesus, lai iegūtu vēlamos rezultātus. Līguma izmaiņas ir jākontrolē un jādokumentē, lai novērstu nevajadzīgas juridiskas prasības.
Kad līgums ir noslēgts, pēdējais solis ir līguma slēgšana. Līgums tiek pārbaudīts, lai pārliecinātos, ka visi līguma nosacījumi ir izpildīti. Līguma slēgšana ietver pārdevēja darbības novērtēšanu un visu līguma izpildē gūto mācību dokumentēšanu.
Projektu iepirkums nav eksakta zinātne. Lai gan šis process nozarē ir vispārpieņemts, faktiskā izpilde dažādās organizācijās var atšķirties. Ir pieejami daudzi kursi, kas māca projektu iepirkumu vadītāju izmantotās stratēģijas. Kopienu koledžas un universitāšu paplašinātās izglītības nodaļas bieži nodrošina nodarbības par šo tēmu.
SmartAsset.