Tēriņu analīze ir metode, ko uzņēmumi izmanto, lai izsekotu, kā uzņēmums tērē naudu, ar galveno mērķi samazinot izdevumus. Informācija par pārdevējiem, pirkumiem un pasūtījumiem tiek sakārtota un pēc tam analizēta, lai noteiktu modeļus. Lielā iesaistītās informācijas daudzuma dēļ lielākā daļa uzņēmumu izmanto specializētu programmatūru, lai veiktu tēriņu analīzi.
Datu vākšanas un analīzes process ir grūtāks, nekā šķiet sākumā. Lai izdevumu analīze būtu efektīva, ir jāņem vērā visi uzņēmuma tēriņu modeļu aspekti. Šī informācija parasti tiek glabāta atsevišķās datorsistēmās katrā uzņēmuma nodaļā. Nodalījumus var atdalīt gan ar attālumu, gan valodu. Visu šo datu apkopošana un sakārtošana lietojamā formātā prasa lielus laika un naudas izdevumus.
Lielu daļu sarežģītības var novērst, izmantojot programmatūru, kas atvieglo tēriņu analīzi. Pirmā izdevumu analīzes programmatūra tika izveidota 2000. gadu sākumā. Lai gan programmatūra joprojām ir ļoti dārga, tā novērš nepieciešamību pēc cilvēka darba un rada vienkāršu saskarni, lai piekļūtu iegūtajai informācijai.
Programmatūra darbojas, izvelkot datus no esošajām uzskaites sistēmām. Tās var būt vienkāršas izklājlapas, noliktavas dati vai citi avoti. Pēc tam šie dati tiek notīrīti, kas nozīmē, ka formatējums tiek standartizēts, tiek sapludināti ierakstu dublikāti un tiek atrasta trūkstošā informācija. Pēc tam programmatūra klasificē datus atbilstoši nozares standartiem un uzņēmuma noteiktajiem standartiem. Pēc tam iepirkumu speciālisti var piekļūt datiem pārskatu un analīzes vajadzībām.
Viens svarīgs izdevumu analīzes aspekts ir piegādātāju novērtēšana. Tēriņu analīze var parādīt, kuri piegādātāji no uzņēmuma saņem visvairāk naudas. Uzņēmums var izmantot šo informāciju, lai vienotos par labākiem darījumiem vai atkārtoti apspriestu līgumus. Lielākā daļa uzņēmumu ir devuši priekšroku piegādātājiem, piegādātājiem, kas piedāvā vislabāko servisu vai samazinātas cenas, pērkot vairumā. Analīze var atklāt, ka preces vai pakalpojumus, kas pašlaik tiek iegādāti no nevēlama pārdevēja, var iegādāties no vēlamā pārdevēja par mazāku cenu.
Uzņēmums var arī iegādāties līdzīgas preces vai pakalpojumus no vairākiem piegādātājiem. To sauc par sadrumstalotu preci. Naudu var ietaupīt, veicot vienu lielu pirkumu no viena piegādātāja, nevis veicot vairākus mazus pirkumus no vairākiem piegādātājiem.
Tēriņu analīze palīdz arī identificēt nepamatotus tēriņus. Tas notiek, ja tiek veikti pirkumi, kas nav ietverti līgumā. Bez līguma no uzņēmuma tiek iekasēta pilna cena, nevis sarunātā cena, kas noteikta pastāvīgā līgumā ar vēlamo piegādātāju. Šāda veida tēriņi uzņēmumam laika gaitā var izmaksāt daudz naudas.
SmartAsset.