Lielākajā daļā lielo organizāciju iepirkumu nodaļa ir atbildīga par vēlamo piegādātāju saraksta izveidi un uzturēšanu. Šis saraksts tiek nodrošināts departamentiem un iepirkumu amatpersonām, lai palīdzētu pasūtījumu veikšanas aspektā saistībā ar iepirkumu vai iepirkumu. Šī saraksta galvenais mērķis ir palīdzēt pircējiem izvēlēties piegādātājus, kuri ir pabeiguši rūpīgu pārskatīšanas procesu.
Process, kas nepieciešams piegādātāja pievienošanai vēlamo piegādātāju sarakstam, atšķiras atkarībā no organizācijas. Parasti nepieciešamo laiku un pārskatīšanas veidu nosaka preces vērtība dolāros. Lielākajai daļai uzņēmumu ir saraksts ar precēm, kuras tiem regulāri jāiegādājas. Tā vietā, lai izdotu priekšlikuma pieprasījumu (RFP) un atlasītu vienu piegādātāju, viņi darbiniekiem nodrošina vēlamo piegādātāju sarakstu.
Šajā pārskatīšanas procesā kā minimums tiek identificēts pārdevēja juridiskais nosaukums un adrese, kā arī nodokļu numuri, preces vai pakalpojumi, ko tas piedāvā. Daudzas firmas izmanto reitinga pakalpojumus, piemēram, Dunn and Bradstreet vai nozarei specifiskas reitingu firmas, lai apstiprinātu uzņēmuma leģitimitāti un noteiktu, vai ar uzņēmumu ir zināmas problēmas.
Lielākajā daļā uzņēmumu rūpīga piegādātāja pārbaude tiek pabeigta, pirms tas tiek pievienots vēlamo piegādātāju sarakstam. Pirmais solis šajā procesā ir piegādātājam aizpildītas pieprasījuma veidlapas iesniegšana. Nepieciešamā informācija var ietvert finanšu pārskata kopiju, saražoto materiālu apjomu, daļu avotus, piederību arodbiedrībām un uzņēmuma vadītāju sarakstu.
Šo informāciju izskata iepirkumu darbinieki, kas ir atbildīgi par tās pareizību. Papildus šai informācijas apkopošanai daudzi uzņēmumi pieprasa vietas pārbaudi. Šī procesa laikā iepirkumu nodaļas darbinieks veic detalizētu telpu apskati, tiekas ar darbiniekiem un pārskata kvalitātes nodrošināšanas procedūras.
Nav nekas neparasts, ka uzņēmumi ik pēc trim līdz pieciem gadiem atkārtoti novērtē vēlamo piegādātāju sarakstu. Pārbaudes mērķis ir izskatīt visas izmaiņas procedūrās, piegādātājos un citā būtiskā informācijā. Ja uzņēmuma produktu kvalitāte pasliktinās, to var svītrot no saraksta.
Sagādes personāla pienākums ir pārvaldīt un uzraudzīt pārdevēja darbību. Pārskati par pirkšanas darbībām, rēķiniem, problēmām un sūtījumiem bieži tiek apkopoti reizi ceturksnī un tiek pārskatīti. Pastāvīga uzticība piegādātāju pārvaldībai tiek uzskatīta par labāko praksi iepirkumu organizācijā.
SmartAsset.