Zaudējuma apliecinājums ir formāls dokuments, ko sagatavo apdrošinātā puse un nosūta apdrošinātājam kāda veida zaudējuma gadījumā. Šajā paziņojumā parasti ir sniegta detalizēta informācija par notikušā kaitējuma veidu, kuri segtie priekšmeti ir iekļauti zaudējumā, attiecīgā īpašuma norādīto vērtību un prasības kopējo summu. Daudzās situācijās tas kalpo kā formāla deklarācija par īpašuma zaudējumiem, kas saistīti ar prasību, kā arī sniedz pierādījumus par zaudējumiem. Precīza dokumenta struktūra mainīsies atkarībā no apdrošināšanas pakalpojumu sniedzēja noteiktajām prasībām un spēkā esošajiem vietējās pašvaldības noteikumiem.
Zaudējumu apliecinoša dokumenta izmantošana ir izplatīta daudzu veidu apdrošināšanas prasībās. Viens no labākajiem piemēriem ir prasība, kas iesniegta par mājas īpašnieka polisi pēc tam, kad kāda veida dabas katastrofa ir pilnībā vai daļēji iznīcinājusi māju. Šajā gadījumā mājas īpašnieks sadarbotos ar savu aģentu, lai aprakstītu katastrofas raksturu un citas detaļas, datumu, kad notika katastrofa, un īpašuma pašreizējo tirgus vērtību. Pieņemot, ka uz mēbelēm un citām mājām piederošām mantām arī attiektos polise, tās izrakstā tiktu apskatītas individuāli un tām tiktu piešķirta vērtība, pamatojoties uz mājas īpašnieka vērtējumu.
Kad dokuments ir iesniegts apdrošināšanas pakalpojumu sniedzējam, informācija tiek novērtēta, un pakalpojumu sniedzējs atļauj vai neatļauj katru rindas vienību. Kad pakalpojumu sniedzējs ir pārliecinājies par prasības patiesumu un apstiprina galīgo maksājuma summu, apdrošinātajai pusei tiek piedāvāts maksājums. Ja puse uzskata, ka maksājuma summa ir taisnīga, tā to pieņem un prasība tiek uzskatīta par pilnīgu.
Lai pareizi aizpildītu zaudējumu apliecinājuma veidlapu, privātpersonām ir ieteicams veikt ierakstus, kas ļauj piekļūt datiem, kas nepieciešami veidlapā sniegto apgalvojumu pamatojumam. Tas var ietvert noteikta veida datu glabāšanas ierīču izmantošanu, lai saglabātu īpašuma digitālo fotoattēlu elektroniskās kopijas, kā arī elektroniskos dokumentus, kas apliecina katra īpašuma vērtību, uz kuru attiecas apdrošināšanas polises noteikumi. Izmantojot tādu ierīci kā kompaktdisku ierakstītājs un glabājot kopijas mājās, kā arī bankas kastē vai citā viegli pieejamā vietā, var ievērojami atvieglot prasības iesniegšanu ārkārtas situācijā.