Par loģistikas organizēšanu, kas saistīta ar ceļojošo izrādi, konvenciju vai citu notikumu, parasti ir atbildīgs ceļojumu koordinators. Šī persona parasti plāno ceļojuma maršrutu, izmitināšanu un citus pasākumus. Papildus plānošanai ceļojumu koordinators parasti uzņemas lielāko daļu pienākumu pirms ražošanas un pēc tam novērtē panākumus. Lai gan parasti nav nepieciešams īpašs grāds, varētu būt noderīgs grāds tādā jomā kā uzņēmējdarbība, publicitāte vai ceļojumi un tūrisms.
Ceļojuma koordinators parasti sāk pasākumu plānošanu krietni pirms tā norises. Tas parasti ietver izmaksu, iespējamo ieņēmumu un procentu novērtēšanu. Intereses trūkums par konkrētu tēmu var nozīmēt mazākus ieņēmumus nekā ražošanas izmaksas, kā rezultātā var tikt atcelti visi turpmākie plāni. Funkcijas nepieciešamības un vēlmes noteikšana parasti ir pirmais solis, lai izlemtu, vai plāniem vajadzētu virzīties uz priekšu.
Ja funkcijai ir potenciāls gūt panākumus, ceļojumu koordinators parasti sāk uzdevumu nodrošināt visu loģistikas darbību. Lai sāktu plānošanu, ir svarīgi zināt, cik lieli ieņēmumi ir pieejami. Par šīs informācijas atrašanu parasti ir atbildīgs par plānošanu. Līdzekļu vākšana vai sponsorēšana varētu būt iespējas, lai izpētītu, vai ir nepieciešami resursi, lai palīdzētu īstenot projektu.
Kad tas ir pabeigts, ceļojuma koordinators nosaka, piemēram, vietas, kur ekskursija notiks, cik ilgi tā ilgs, kā arī personāla ceļojumu un izmitināšanas kārtību. Tam var būt nepieciešams vienlaikus žonglēt ar vairākiem grafikiem, nodrošinot, ka visi atrodas pareizajā vietā un īstajā laikā; spēcīgas daudzuzdevumu veikšanas un organizatoriskās spējas, iespējams, palīdzēs kādam šajā amatā. Šādam darbam bieži ir nepieciešams elastīgs grafiks, kas nodrošina pietiekami daudz laika ceļošanai. Persona parasti ceļo kopā ar pasākumu, lai nodrošinātu, ka tiek ņemta vērā katra detaļa, un atrisinātu visas problēmas, kas varētu rasties. Iespējams, ka, strādājot pie vienas funkcijas, viņš plāno arī citas.
Par publicitāti var būt atbildīgs arī kāds, kas strādā šajā amatā, kas parasti ietver lokalizētas reklāmas aktivitātes un radio un drukāto reklāmu. Daudzi cilvēki uzskata, ka ir izdevīgi izmantot interneta sniegtās priekšrocības arī savos sabiedrisko attiecību centienos. Iestudējuma noslēgumā ekskursijas koordinators parasti novērtē, kas darbojās labi un ko varētu uzlabot, lai noteiktu veiksmīgas stratēģijas citam pasākumam un jomas, kas jāuzlabo. Šīs informācijas izmantošana turpmāko funkciju plānošanai parasti ir svarīgs darba aspekts.