Ceļojumu plānotājs ir aģents, kas organizē atvaļinājumu un ceļojumu paketes klientiem. Viņi veic dažādus uzdevumus konsultējoties ar klientu un pēc tam, piemēram, maršruta sastādīšana, lidojumu rezervēšana, automašīnas vai atpūtas aprīkojuma nomas organizēšana, un tas viss ir vērsts uz to, lai ceļojums noritētu pēc iespējas raitāk. Ceļojumu plānotāja galvenā prioritāte ir dažādu ceļojuma aspektu koordinēšana. Darbam nepieciešamas daudzuzdevumu veikšanas, plānošanas, sarunu vešanas un citas starppersonu komunikācijas prasmes.
Atvaļinājuma laikā ceļojumu plānotājam ir cieši jākonsultējas ar savu klientu. Daudzos gadījumos klienti, kuri meklē ceļojumu plānotāja palīdzību savām brīvdienām, to dara tāpēc, ka vēlas iegādāties visu paketi, nevis pašiem jākoordinē katrs atvaļinājuma aspekts. Piemēram, ceļojumu plānotājam būs jānosaka, vai klientam ir jālido, jādodas burā vai jābrauc ar automašīnu vai dzelzceļu. Parasti klienti konsultācijas laikā var precīzi formulēt savas prasības, taču daudzos gadījumos ceļojumu plānotājam tas ir jāizklāsta jautājumu un atbilžu sesijā.
Kad tranzīta veids ir sakārtots, ceļojumu plānotājam būs jāatrod naktsmītnes, kas vislabāk atbilst klienta vajadzībām. Lai gan tas var izklausīties vienkārši, daudzi klienti nav pārliecināti, kāda veida vietā viņi vēlētos apmesties. Nosakot klientam vispiemērotākās naktsmītnes, tiek ņemti vērā daudzi dažādi faktori — cena, atrašanās vieta galamērķa pilsētā, tuvums konkrētai vietai. atrakcijas vai aktivitātes, greznības līmenis un estētiskā jutība.
Ceļojumu plānotāji parasti sakārto visas lietas, ko klients darīs savā atvaļinājumā, un nodrošina, ka nerodas plānošanas konflikti. Plānotājs atradīs aktivitātes un ekskursijas, kas vislabāk atbilst viņa klientu gaumei un interesēm, vienlaikus nodrošinot, ka šīs aktivitātes iekļaujas viņa klienta budžetā. Tas nozīmē, ka ceļojumu plānotājam ir jāiepazīstas ar saviem klientiem un jāveido saikne ar viņiem, lai saprastu, kas viņiem patīk.
Tomēr ceļojumu plānotāji neaprobežojas tikai ar atvaļinājumu organizēšanu. Daudzos gadījumos viņi tiek nolīgti, lai organizētu komandējumus, kas prasa augstu koordinācijas un kompetences līmeni. Viņiem var arī lūgt organizēt korporatīvus retrītus, seminārus un konvencijas vai gandrīz jebko citu, kam nepieciešamas prasmes saskaņot cilvēku ceļojumu maršrutus.