Garantijas administrators strādā mazumtirdzniecības vai izplatīšanas uzņēmumā un sazinās ar ražotājiem par konkrēta produkta, piemēram, elektronisko komponentu vai moduļu, detaļām vai remontdarbiem. Šis darbinieks raksta garantijas pieprasījumus, savāc un nosūta bojātās detaļas un sadarbojas ar grāmatvedības nodaļu, lai nodrošinātu, ka visas detaļu un darba prasības tiek apmaksātas pilnībā. Faktiski šis administratīvais amats var pārraudzīt vairākus citus garantijas darbiniekus, ja uzņēmums ir salīdzinoši liels, piemēram, automašīnu tirdzniecības uzņēmums.
Jaunas bojātas detaļas parasti tiek nosūtītas atpakaļ ražotājam naudas kredīta saņemšanai, īpaši, ja daļas nomaiņai un pielāgošanai ir iesaistīts strādnieks. Katrs ražotājs pārbauda atgrieztās detaļas un izdala kredītu iestādei, kas pieprasa darbu; daļas parasti tiek ieskaitītas pašizmaksā, un darba stundas tiek apmaksātas, pamatojoties uz individuālā ražotāja specifikācijām. Garantijas administratoriem ir jāpārliecinās, ka katra prasība tiek samaksāta, lai krājumu līmenis tiktu pareizi uzskaitīts un remonta process būtu rentabls un godīgs.
Sākotnēji garantijas administratoram ir jāsagatavo standartizēta veidlapa pretenzijas iesniegšanai; veidlapā parasti ir nepieciešams detaļas numurs un apraksts, kā arī visa informācija par bojājumu un nomaiņu. Administratoram ir jāpārliecinās, vai norādītās darba stundas ir pareizas konkrētās daļas nomaiņai. Daudzi ražotāji pretenziju neņems vērā, ja norādītās darba stundas ir pārāk daudz konkrētajam remontdarbam.
Bojātās detaļas garantijas administratoram ir jāatdod ražotājam. Parasti detaļas jāpievieno prasības veidlapai ātrai apstrādei; pazaudētas daļas vai pretenzijas var prasīt gan ražotāja, gan administratora izpēti, kas maksā laiku un naudu. Garantijas administratoram ir jānosūta detaļas un jāpieprasa ar izsekojamā kuģniecības uzņēmuma starpniecību, lai būtu iespējams pierādīt piegādi.
Garantijas finansēšana var ilgt vairākas nedēļas, pirms grāmatvedības nodaļa redz naudas kredītu no ražotāja. Garantijas administratoram ir jābūt izklājlapai vai citam dokumentēšanas procesam, lai apstiprinātu atklātās prasības. Dokumentācijas rezultātā darbinieki var apspriesties ar grāmatvedības uzskaiti, ja tiek turēti vai zaudēti prasījumi; visas problēmas var atrisināt savlaicīgi, lai nodrošinātu ātru maksājuma procesu.
Lielākās remonta telpās, īpaši automobiļu rūpniecībā, parasti ir administrators, kas pārrauga vairākus citus darbiniekus. Koncerns kopumā sadalīs garantijas pienākumus starp katru darbinieku, lai nodrošinātu ātru samaksu. Galvenais administrators var vienkārši uzraudzīt darbiniekus un reaģēt uz jebkādām neparastām problēmām, kas var rasties.