Lai gan precīzi koledžas administratora, kas pazīstams arī kā izglītības administrators, pienākumi dažādās iestādēs ir atšķirīgi, lielākā daļa administratoru ir atbildīgi par ikdienas universitātes pilsētiņas funkcijām. Koledžas administratori bieži pārrauga budžeta veidošanas jautājumus, kas var būt no finansiālā atbalsta jautājumiem līdz darbinieku kompensācijām. Viņi parasti ir iesaistīti uzņemšanas procesā un var pieņemt īpašus lēmumus par uzņemšanu. Reizēm administrators var palīdzēt virzīt mācību programmu un pārraudzīt universitātes pilsētiņas ierakstu izsekošanu.
Attiecībā uz izglītības prasībām universitāšu administratoriem vai koledžu administratoriem parasti ir jābūt vismaz bakalaura grādam. Tomēr daudzas skolas pieprasa, lai to administratoriem būtu augstskolas grāds saistītā jomā, piemēram, finansēs, konsultācijās, izglītībā vai uzņēmējdarbībā. Bieži vien administratora specialitāte noteiks viņa darba pienākumus.
Piemēram, koledžas administratori, kuriem ir grāds finansēs vai uzņēmējdarbībā, var specializēties finanšu jautājumos, piemēram, finansiālā palīdzībā. Finanšu palīdzības administrators, visticamāk, būtu atbildīgs par to līdzekļu uzskaiti, kas tiek izmaksāti studentiem aizdevumu, stipendiju vai dotāciju veidā. Viņš var būt atbildīgs arī par augstskolas budžeta līdzsvarošanu, sniedzot ieteikumus iestādes finanšu uzlabošanai.
Vēl viena kopīga koledžas administratora loma ir studentu lietu direktors. Kā studentu lietu direktors administrators varētu būt atbildīgs par studentu izmitināšanu, studentu karjeras konsultācijām, studentu pašpārvaldi vai skolas sponsorētu skolēnu aktivitāšu koordinēšanu.
Atkarībā no koledžas vai universitātes lieluma var būt arī koledžas administrators, kas koncentrējas uz sabiedriskajām attiecībām. Cits varētu koncentrēties uz absolventu ieguldījumu uzraudzību, bet cits var vadīt skolas attīstību. Administratori parasti strādā visu gadu un bieži strādā ilgākas stundas katra semestra sākumā un pirms fiskālā gada sākuma.
Papildus pamatizglītības prasībām veiksmīgiem koledžas administratoriem bieži ir jābūt arī dažādām prasmēm. Lai gan daži koledžas administratori varētu koncentrēties uz darbu aizkulisēs, lielākā daļa administratoru ikdienā sazinās ar studentiem. Spēja labi strādāt ar studentiem un mācībspēkiem bieži vien ir galvenā prasība. Turklāt augstskolu un koledžu ekosistēma bieži mainās, iestādei augot vai pieņemot tiesību aktus. Rezultātā elastība ir vēl viena galvenā īpašība, kas jāpiemīt veiksmīgam administratoram.
Koledžas administratoru var arī aicināt uzrunāt universitātes pilsētiņā prezidenta vai nodaļas priekšsēdētāja vārdā. Lielākā daļa koledžas administratoru atbild skolas prezidentam un prāvestam. Daudzi koledžas administratori darbojas arī Skolas augstākajā pārvaldes institūcijā — Pilnvaroto padomē, lai sniegtu ieteikumus skolas uzlabošanai.