Medicīniskais kodētājs kā būtiska loma medicīniskās kodēšanas procesā ir atbildīgs par to, lai visos ārsta izdotajos diagnostikas un asins analīzes pieprasījumos tiktu izmantota standarta medicīniskā kodēšana, ko atzīst veselības apdrošināšanas pakalpojumu sniedzēji. Līdztekus parādīšanai ārstu apstiprinātajos pārbaužu pieprasījumos tiek izmantots viens un tas pats kodu kopums, lai kodētu visas prasības, kas tiek ģenerētas un iesniegtas veselības apdrošināšanas pakalpojumu sniedzējam. Medicīniskā kodētāja funkcija ir nodrošināt, ka tiek izmantoti pareizi kodi, lai tiktu veikta pareiza pārbaude un apdrošināšanas sabiedrība varētu ātri un efektīvi izskatīt un apstrādāt saņemtās prasības.
Veselības informācijas kodētāji bieži darbojas kā daļa no ārsta biroja komandas. Biroja vadītājs var būt persona, kas ir apmācīta lietot kodus, vai arī tas var būt pienākums, kas tiek deleģēts palīgam, kurš mijiedarbojas ar dažādām laboratorijām un medicīniskās pārbaudes iekārtām, kuras ārsts izvēlas izmantot. Tā kā izmantoto kodu saraksts ir universāls, tas parasti nav sarežģīts process, lai gan tas prasa talantu pievērst īpašu uzmanību detaļām. Pareiza medicīniskā koda nepiemērošana pieprasītajai pārbaudei var nozīmēt aizkavēšanos pacienta stāvokļa precīzā diagnostikā, kā arī, iespējams, apdrošināšanas kompānijas medicīniskās prasības noraidīšanu.
Persona, kas ir apmācīta kā medicīnas kodētājs, var strādāt arī laboratorijā, kur viņš vai viņa var izskatīt testēšanas pieprasījumus un pārliecināties, ka viss ir kārtībā pirms testu veikšanas. Šīs funkcijas ietvaros medicīnas kodētājs bieži cieši sadarbosies ar kolēģiem ārsta kabinetos, vēlreiz pārbaudot ārstu, ja šķiet, ka ar dokumentiem kaut kas nav kārtībā. Tas var palīdzēt novērst maksājumu kavējumus laboratorijai, tāpēc pūles bieži vien ir pārskatīšanai veltītā laika vērtas.
Apdrošināšanas sabiedrības līmenī medicīnisko ierakstu kodētāji pārbaudīs, vai prasībām pievienotie kodi ir derīgi, pirms dokumenti tiks iesniegti turpmākai pārskatīšanai. Tas ir svarīgi, jo lielākā daļa apdrošināšanas pakalpojumu sniedzēju iekšēji izmanto vienu un to pašu medicīnisko kodu kopu, vai arī tiem ir savstarpējās atsauces diagramma, kas saista iekšējos kodus ar ārēji izmantoto medicīnisko kodu kopu. Kad kodēšanas speciālists konstatē nederīgu kodu, pretenzijas izskatīšana nekavējoties tiek pārtraukta un pretenzija tiek atgriezta autoram.
Kodētājiem/abstraktētājiem, kas strādā veselības apdrošināšanas pakalpojumu sniedzējos, ir pienākums nodrošināt, lai resursi netiktu iztērēti, strādājot ar prasību, kas galu galā netiks izmaksāta, ja nevar pārbaudīt, vai procedūra ir ietverta saskaņā ar apdrošinātās puses polises noteikumiem. Lai pārliecinātos, ka pareizi kodi tiek lietoti pareizajā kontekstā, medicīniskais kodētājs ieņem svarīgu vietu vairākos galvenajos posmos veselības aprūpes administrēšanas procesā.