Pasākumu speciālists ir pieredzējis profesionālis, kurš risina vai pārrauga visas detaļas, kas ir saistītas ar pasākuma plānošanu. Šī informācija ietver visu, sākot no ideālās atrašanās vietas atrašanas līdz izmantojamo trauku un sudraba piederumu veida izvēlei. Darbs prasa ilgas stundas, īpašu uzmanību detaļām un lieliskas organizatoriskās prasmes.
Pasākumu speciālista darbs ir ārkārtīgi prasīgs un bieži prasa ilgas stundas, īpaši pēdējās dienās pirms pasākuma. Speciālisti strādā ar klientiem, lai noteiktu viņu vajadzības un cerības, un cenšas pārsniegt šīs cerības. Pasākumu plānošanas nozarē no mutes mutes reklāma ir ārkārtīgi vērtīga, un laimīgs klients nodos speciālista vārdu citiem potenciālajiem klientiem, tāpat kā nelaimīgs klients izplatīs informāciju un, iespējams, sabojās pasākumu speciālista reputāciju. Šī iemesla dēļ katrai plāna daļai ir jābūt rezerves daļai, ja kaut kas noiet greizi, piemēram, ēdinātājs pamet darbu pēdējā brīdī.
Organizatoriskās prasmes pasākumu plānotājam ir obligātas, jo pats darbs sastāv no daudzu mazu detaļu sakārtošanas vienā lielā attēlā. Speciālisti ir atbildīgi par visu, sākot no ēdinātājiem un beidzot ar izklaidi. Viņi organizē vieslektorus, nodrošina svarīgākajiem viesiem pēc iespējas labāku izmitināšanu un transportu uz pasākumu, kā arī nodrošina, ka visa pasākuma izmaksas nepārsniedz klienta budžetu. Visu detaļu sakārtošana un uzturēšana prasa arī rūpīgas lietvedības un izpētes prasmes.
Veiksmīgam pasākumu speciālistam bieži ir daudz kontaktu pasākumu plānošanas nozarēs, tostarp ēdināšanas, viesmīlības, izklaides un poligrāfijas nozarēs. Labu biznesa attiecību uzturēšana ar kontaktiem ir darbs visu gadu, taču bieži vien tas atmaksājas, jo speciālists var izmantot šos kontaktus gan plānu, gan rezerves plānu veidošanai. Konferenču un citu pasākumu apmeklēšana ir labs veids, kā pasākumu speciālistam satikt jaunus kontaktus, kā arī smelties kādas jaunas idejas par pasākumu plānošanu kopumā.
Pasākumu speciālista izglītības prasības atšķiras. Lielie uzņēmumi, kas vēlas pieņemt darbā speciālistus, bieži dod priekšroku kandidātiem ar koledžas izglītību, lai gan daudzu gadu pieredze veiksmīgu pasākumu organizēšanā var ignorēt šo prasību. Tie, kuriem ir grāds, tos bieži iegūst tādās jomās kā mārketings, sabiedriskās attiecības vai viesmīlība. Lielākā daļa pasākumu speciālistu sāk strādāt kāda cita labā, līdz iegūst pietiekami daudz pieredzes sava biznesa uzsākšanai.
Pasākumu speciālista atalgojums būtiski atšķiras atkarībā no pieredzes, atrašanās vietas, darba slodzes. Darbs ne vienmēr var būt vienmērīgs; speciālistam trīs mēnešus var būt savstarpēji saistīti pasākumi, pēc tam vairākus mēnešus bez pasākumiem. Kaut arī pasākumu speciālisti, kas strādā vienā uzņēmumā, var saņemt regulāras algas, tie, kas strādā paši, saņem atalgojumu daudz nepastāvīgākā grafikā, un viņiem ir jāizmanto labas naudas pārvaldības prasmes, lai pārliecinātos, ka darbs ilgst arī sausuma periodus.