Piedāvājuma koordinators ir kritisks amats daudzos tirdzniecības uzņēmumos. Pienākumos ietilpst datu vākšana no dažādiem līdzstrādniekiem vairākos departamentos vai funkcionālajās jomās, priekšlikumu formatēšana atbilstoši iesniegšanas prasībām, termiņu izsekošana un iesniegto priekšlikumu statusa uzraudzība. Piedāvājuma koordinators var būt veltīts darbam lielā uzņēmumā vai arī mazākā uzņēmumā viņam var būt papildu funkcijas. Koordinators bieži ir pārdošanas komandas loceklis, bet var būt arī mārketinga vai biznesa attīstības nodaļas dalībnieks.
Jebkuram uzņēmumam, kas kaut ko pārdod, neatkarīgi no tā, vai tas ir produkts vai pakalpojums, būs jāraksta priekšlikumi. Tas var būt atbilde uz cenu noteikšanas pieprasījumu vai vienkārši proaktīvs mēģinājums nopelnīt biznesu. Daži priekšlikumi ir diezgan vienkārši un ietver tikai pamatinformāciju, piemēram, nodevumu sarakstu, noteikumus un cenas. Citi priekšlikumi, jo īpaši tie, kas attiecas uz lieliem, sarežģītiem darbiem, ir diezgan gari un prasa daudz informācijas.
Neatkarīgi no sarežģītības pakāpes, katrs piedāvājums ir jāizstrādā, pirms to var iesniegt pasūtītājam. Šeit darbojas priekšlikumu koordinators. Viņa uzdevums ir pārskatīt katra priekšlikuma prasības un izstrādāt dokumentu, kas atbilst visiem šiem kritērijiem.
Viens no priekšlikuma koordinatora galvenajiem pienākumiem ir cenu noteikšana. Tas var ietvert produktu un pakalpojumu cenu, nodokļu, piegādes maksu un citu aprēķinu. Vairumā gadījumu koordinators nav atbildīgs par cenu noteikšanu vai uzcenojumu noteikšanu, bet drīzāk ir atbildīgs par cenu informācijas iegūšanu no attiecīgās puses vai pusēm un tās ievietošanu piedāvājumā.
Dažos priekšlikumos jāievieto arī cita veida informācija. Piemēram, atbildot uz piedāvājuma pieprasījumu, piedāvājumā ir jāiekļauj visa tajā norādītā informācija. Tas var ietvert informāciju par kredītreitingiem, apakšuzņēmēju izmantošanu un atsaucēm. Piedāvājumos var arī pieprasīt, lai piedāvājuma atbildē būtu jāiekļauj apliecinošie dokumenti, piemēram, apdrošināšanas apliecinājums. Piedāvājuma koordinators būs atbildīgs par visu nepieciešamo datu vākšanu no tādām jomām kā grāmatvedība, riska pārvaldība, operācijas un iepirkumi, lai izstrādātu piedāvājuma atbildes dokumentu.
Daudzos gadījumos priekšlikuma koordinators ir atbildīgs par priekšlikuma laika grafika pārvaldību. Tas var ietvert atgādinājumu līdzstrādniekiem, kad informācija ir jāiesniedz, un sekošanu, ja informācija netiek saņemta. Tas nozīmē arī nodrošināt, ka priekšlikumi tiek iesniegti noteiktajā termiņā. Daži priekšlikumu koordinatori arī seko līdzi iesniegtajiem priekšlikumiem un dokumentē, kuri tiek pieņemti un kuri tiek noraidīti.