Vecākais iepirkumu vadītājs uzrauga uzņēmuma iepirkumu procesu. Viņš nosaka politiku un procedūras, saskaņā ar kurām darbinieki var iegādāties preces un pakalpojumus no pilnvarotiem pārdevējiem. Kā vecākais vadītājs viņš ir atbildīgs par uzņēmuma darbības nodrošināšanai nepieciešamo preču un pakalpojumu raitu iegādi, tostarp procesa plānošanu, piedāvājumu konkursu, līguma slēgšanas tiesību piešķiršanu un novērtēšanu.
Iepirkums ir organizācijas iepirkuma procesa formalizēšana. Tā vietā, lai ļautu darbiniekiem pēc saviem ieskatiem veikt pirkumus no dažādiem avotiem, uzņēmums izveido pilnvaroto pārdevēju kopu, no kuras darbinieki var veikt pirkumus. Tas ļauj uzņēmumam vienoties par vislabākajām cenām, izveidot nemainīgu kvalitātes līmeni un novērst interešu konfliktus. Turklāt iepirkums racionalizē iepirkšanu, jo pilnvarotie pārdevēji tiek ievietoti uzņēmuma datubāzē un tiek centralizēti pārvaldīti.
Uzņēmuma iepirkumu vai iepirkumu nodaļu parasti vada vecākais iepirkumu vadītājs, kurš uzrauga iepirkumu aģentu vai vadītāju personālu. Šis vecākais vadītājs ir atbildīgs par uzņēmuma iepirkumu politikas un procedūru izveidi, kas parasti ir kodificētas uzņēmuma rokasgrāmatā. Paredzams, ka viņš sekos labākajai praksei iepirkumu jomā un ieviesīs šos standartus uzņēmuma iepirkumu sistēmā. Vecākais iepirkumu vadītājs bieži nodarbojas arī ar iepirkumu nodaļas darbinieku apmācību un parastā personāla izglītošanu par pareizu iepirkumu procedūru.
Funkcionāli vecākais iepirkumu vadītājs un viņa darbinieki ir atbildīgi par piegādes avotu izstrādi, reaģējot uz biznesa vajadzībām. Viņam ir jāizveido sistēma, lai pastāvīgi noteiktu uzņēmuma iepirkumu vajadzības, un pēc tam jāizpēta piegādātāji, kas var apmierināt šīs vajadzības. Jaunu iepirkumu avotu noteikšanas process turpinās pat pēc piegādātāja atlases. Pastāv arī iespēja, ka jauns pārdevējs var piedāvāt labāku cenu vai augstākas kvalitātes preces, tāpēc vecākajam iepirkumu menedžerim ir jāpārzina jaunākās iespējas.
Vecākie iepirkumu vadītāji uzrauga arī visu iepirkumu darba plūsmu. Tas ietver pirkuma plānošanu, sniedzot informāciju par uzņēmuma pirkuma vajadzībām pārdevējiem, lai tie varētu solīt un slēgt līgumus. Vecākais vadītājs, iespējams, personīgi iesaistīsies sarunās, lai nostiprinātu līguma nosacījumus, nodrošinot, ka uzņēmums saņem vislabāko iespējamo cenu.
Pēc tam, kad līgums ir piešķirts, augstākā līmeņa iepirkumu vadītāji parasti ir iesaistīti pārdevēju novērtēšanā. Vecākais iepirkumu vadītājs nodrošina, ka apstiprinātie pārdevēji ievēro līgumā noteiktos izmaksu noteikumus, piegādes grafiku un kvalitātes standartus. Viņš uzrauga darbinieku apmierinātību ar apstiprinātajiem pārdevējiem un izstrādā vērtēšanas sistēmu, lai būtu kvantitatīvs mehānisms darbības novērtēšanai, kad pārdevēja līgums tiek atjaunots.