Algu atskaites ir uzņēmuma oficiāli dokumenti, kuros ir norādīta informācija par katram darbiniekam izmaksāto naudu. Uzņēmumiem ir juridisks pienākums sagatavot šos pārskatus, par katru no tiem norādot īpašu informāciju. Labākie padomi algu atskaites izveidošanai ietver pašreizējo algu likumu pārskatīšanu, sistēmas iestatīšanu dublētu pārskatu izveidei un periodisku auditu veikšanu, lai nodrošinātu atbilstību. Uzņēmumiem bieži ir divu veidu algas dokumenti. Viens aiziet pie darbinieka kā algas stubs, bet otrs paliek pie uzņēmuma iekšējiem dokumentiem lietvedības nolūkos.
Pašreizējie algu saraksta likumi nosaka, kādu informāciju uzņēmums sniedz algu sarakstos un algu atskaitēs. Tas var ietvert informāciju par algas nodokļiem, pabalstiem un apķīlājumiem, kas atskaitīti no darbinieka čeka. Cita informācija var ietvert algas perioda datumus vai atsevišķas algas, algas un virsstundu summas. Arī šī informācija bieži nāk no noteikumiem vai citiem valsts, reģionālo vai vietējo pašvaldību noteikumiem.
Sistēma parasti ir nepieciešama, lai uzturētu algas atskaites. Uzņēmumi bieži vien sagatavo šos pārskatus vismaz reizi mēnesī, tāpēc, izmantojot sistēmu, tiek nodrošināts, ka informācijas ziņojumi paliek nemainīgi. Šī sistēma arī nodrošina, ka uzņēmums neatstāj nekādu informāciju no viena perioda uz nākamo. Algas programmatūra ir vairāk izplatīta uzņēmumos, sniedzot tiem iespējas izveidot un uzturēt sistēmu. Algu programmatūras izmantošana ļauj arī izveidot centralizētu atskaites sistēmu, kurā viena vieta var apstrādāt visus uzņēmuma algu atskaites.
Auditi parasti ir nepieciešami, lai nodrošinātu, ka uzņēmums ievēro visus ārējos un iekšējos algu aprēķināšanas noteikumus. Vairumā gadījumu uzņēmums algu atskaitēs un sistēmā var izmantot divus audita veidus: iekšējo un ārējo. Iekšējie auditi izmanto paša uzņēmuma darbiniekus, lai veiktu algu sistēmas pārbaudi. Šis audits ir paredzēts tikai vadības nolūkiem. Otrajam audita veidam, ārējam, ir jāizmanto trešais uzņēmums, un tas galvenokārt ir paredzēts ieinteresētajām personām ārpus uzņēmuma.
Labāko padomu ievērošana algu atskaitēs parasti ir nepārtraukts process. Mainīsies normatīvie akti, liekot uzņēmumam mainīt atskaišu un auditu sistēmu. Piemēram, valsts uzņēmumiem katru gadu bieži būs jāveic vairākas revīzijas. Algu sistēmai ir nepieciešama aktīva ziņošana un pārvaldība, tāpēc uzņēmums var atlasīt konkrētus cilvēkus, kas pārrauga šo sistēmu. Šie darbinieki bieži nāk no algu un grāmatvedības departamentiem, pamatojoties uz uzņēmuma darbinieku skaitu un procedūrām.
SmartAsset.