Elektroniskā datu apmaiņa (EDI) ir process, kurā datori tiek izmantoti biznesa dokumentu apmaiņai starp uzņēmumiem. Iepriekš dokumentu apmaiņai tika izmantoti faksa aparāti vai tradicionālais pasts. Pasta sūtīšana un faksa sūtīšana joprojām tiek izmantota uzņēmējdarbībā, taču EDI ir daudz ātrāks veids, kā paveikt to pašu.
EDI izmanto liels skaits uzņēmumu. Vairāk nekā 100,000 70 uzņēmumu ir aizstājuši tradicionālās metodes ar EDI. Šai jaunajai sistēmai ir vairākas priekšrocības; izmaksas ir viena no tām. Apmaiņa no datora uz datoru ir daudz lētāka nekā tradicionālās dokumentu apmaiņas metodes. Papīra pasūtījuma apstrāde var maksāt līdz 1 ASV dolāriem (USD), savukārt EDI izmantošana maksā XNUMX USD vai mazāk.
Tā kā dators apstrādā dokumentus EDI, ir mazāka arī cilvēcisku kļūdu iespējamība. Ātrums ir vēl viena priekšrocība. Papīra pirkuma pasūtījums var ilgt no desmit dienām līdz divām nedēļām no brīža, kad pircējs to pieprasa, līdz brīdim, kad nosūtītājs to nosūta. Tagad to pašu pasūtījumu var apstrādāt mazāk nekā vienas dienas laikā.
Šie ātrākie darījumu laiki palīdz uzturēt efektīvu krājumu līmeni. Tie arī palīdz labāk izmantot noliktavas telpu un samazina problēmas, kas saistītas ar preču iztrūkumu. Tas savukārt noved pie kravas izmaksu samazināšanās, jo nevajadzētu būt nepieciešamas pēdējā brīža steidzamām piegādes piemaksām.
Procesam ir daži trūkumi. EDI var darboties tikai tad, ja visi uzņēmuma darījumi izmanto vienu un to pašu metodi. Ja dažos uzņēmumos valūtas maiņa nav veikta, citiem uzņēmumiem, kas nodarbojas ar tiem, var nākties izmantot EDI, kā arī tradicionālākas metodes. Tas var būt dārgi un laikietilpīgi. Tas var ietvert vienu darbinieku, kas uztur pasta nosūtīšanas procesu, bet cits darbinieks dokumentus nosūta elektroniski.
EDI izmantošanas process pirkšanai ir ļoti vienkāršs. Kad pirkuma pasūtījums ir uzrakstīts, dokuments tiek tulkots noteiktā formātā un iesniegts piegādātājam, izmantojot internetu. Jānodrošina, lai abu pušu izmantotais dokuments būtu tieši vienāda formāta.
Drošība ir svarīgs jautājums uzņēmumiem, kas izmanto EDI. Datu drošība tiek kontrolēta visa procesa laikā, izmantojot paroles, šifrēšanu un lietotāja identifikāciju. EDI ir programmatūra, kas pārbauda un rediģē dokumentu precizitāti.
Būtībā viss, kas nepieciešams, lai palaistu šo dokumentu apmaiņas metodi, ir dators un piekļuve internetam. Ir daudzi uzņēmumi, kas piegādā vienkāršas EDI programmatūras lietojumprogrammu pakotnes. Tiem ir sava šifrēšanas programmatūra, un instalēšanas procesu var pabeigt dažu minūšu laikā. No nelieliem sākotnējiem izdevumiem uzņēmumi var izmantot EDI, lai uzlabotu efektivitāti, vienlaikus ietaupot laiku, naudu un darbaspēku.
SmartAsset.