Sapulces koordinators var pildīt dažādas lomas atkarībā no sapulces veida. Piemēram, viņš varētu būt atbildīgs par protokolu ierakstīšanu un to, ka runas, diskusijas vai prezentācijas tiek ievērotas paredzētajā laikā. Dažas sanāksmes var būt par strīdīgām vai emocionālām tēmām, tāpēc šajā gadījumā koordinators varētu darboties vairāk kā sapulces moderators. Vēl viens tipisks sapulces koordinatora pienākums ir uzturēt dialogu aktuālu, apturot vai mainot virzienu, kad saruna tiek novirzīta. Parasti viņš palīdz un vada procesu, nemēģinot ietekmēt rezultātu.
Organizācijas plāno sanāksmes dažādu iemeslu dēļ. Tās ir standarta procedūra daudzu veidu uzņēmumiem, savukārt citiem var sanākt retāk. Sanāksmju veidi var būt no iknedēļas darbinieku sanāksmēm līdz korporatīvajiem pasākumiem, kas ilgst vairākas dienas. Sanāksmes var notikt birojā, ārpus vietnes un pat tiešsaistē. Sanāksmju koordinators var būt darbinieks, piemēram, administratīvā personāla loceklis, vai viņš var būt ārējs konsultants, kas īpaši nolīgts sanāksmju organizēšanai un vadīšanai.
Pirms sanāksmes sapulces vadītājs parasti sagatavojas, identificējot un izpētot visus būtiskos jautājumus. Viņš varētu izveidot darba kārtību un sazināties ar sanāksmes dalībniekiem, informējot viņus par detaļām un sniedzot iepriekšēju informāciju, piemēram, diskusiju tēmas. Bieži vien koordinatori rūpējas par loģistikas detaļām, piemēram, sapulces vietas iekārtošanu ar tādām vajadzībām kā mēbeles, piederumi un atspirdzinājumi.
Bieži saukts par moderatoru, sapulces koordinatoram var būt jautājumu saraksts vai diskusijas jautājumi. Viņš parasti uzsāk dialogu un var paturēt laiku, vajadzības gadījumā mainot tēmu, lai virzītu diskusiju. Bieži vien viņam nav līdzdalības iznākumā, bet viņš darbojas kā objektīvs organizācijas pārstāvis. Viņš varētu piedalīties, rosinot diskusiju un palīdzot noteiktām personām sniegt savu ieguldījumu. Papildus personīgo piezīmju veikšanai viņš var izmantot arī lielu tāfeli vai citus vizuālos palīglīdzekļus, lai papildinātu diskusiju un paplašinātu idejas.
Sapulces koordinators bieži darbojas arī kā sapulces reģistrētājs. Viņš var piedalīties vai nepiedalīties dialogā, bet viņa galvenā funkcija ir protokola ierakstīšana. Parasti to dara, rakstot vai ierakstot tos ar roku vai izmantojot ierakstīšanas ierīci. Vēlāk ierakstītājs var pārrakstīt piezīmes un izplatīt sanāksmes protokolus vai ziņojumus.
Viena laba tikšanās koordinatora īpašība ir spēja būt objektīvam. Citas noderīgas prasmes ir pievērst uzmanību detaļām un palīdzēt dalībniekiem ievērot viņiem atvēlēto laiku, vienlaikus virzoties uz izvirzītajiem mērķiem. Kopumā efektīvu sanāksmju vadīšana ietver arī sanāksmes koordinatora gatavību sekot līdzi dalībniekiem un palīdzēt viņiem rīkoties, lai sasniegtu visus izvirzītos mērķus.
SmartAsset.