Fiziskā inventarizācija var precīzi attiekties uz divām atsevišķām, bet saistītām idejām, un nozīme galvenokārt ir saistīta ar to, vai termins tiek lietots, lai apzīmētu lietu vai kaut ko darīšanas procesu. Faktiskais inventārs bieži var attiekties uz veikalā, parasti mazumtirdzniecības uzņēmumā, esošo produktu uzskaiti, un to var saukt arī par īstu krājumu vai “uz rokām”. Šis krājums var attiekties arī uz procesu, kurā tiek uzskaitīti krājumi veikalā, lai noteiktu paša krājuma kvantitatīvo vērtību.
Atšķirība starp diviem vārda lietojumiem būtībā ir tā, vai termins tiek lietots kā lietvārds vai darbības vārds. Lietojot kā lietvārdu, terminu bieži lieto mazumtirdzniecībā, lai noteiktu, cik daudz produkta ir pieejams, lai pārdotu klientiem. Tā kā daudzi klienti no veikala pametīs tukšām rokām, ja nevarēs atrast meklēto preci, ir svarīgi nodrošināt pietiekamu krājumu veikalā. Krājumi parasti ir saistīti arī ar krājumu un plauktu papildināšanu, lai nodrošinātu, ka produkti veikalā ir viegli pieejami klientiem.
Bieži vien tas ir pretstatā datora inventāram, kas liecina par saņemto sūtījumu un preču pārdošanas uzskaiti veikalā, ir jāatrod veikalā. Kļūdas nosūtīšanā, zādzība, nepareizi procesi reģistrā un citi faktori var radīt atšķirību starp fizisko vai faktisko inventāru un datora inventāru. Daudzos uzņēmumos neatbilstība starp šiem diviem skaitļiem tiek saukta par samazināšanos precēm, kuru fiziskais krājums ir mazāks nekā datora inventārs, vai uz pieaugumu, ja faktiskais krājums ir lielāks par datoru krājumu. Abas parasti tiek uzskatītas par negatīvām, jo tās bieži norāda uz uzņēmuma zaudējumiem vai sliktu partneru darbību kādā līmenī.
Ja to izmanto, lai aprakstītu procesu, fiziskā inventarizācija parasti tiek veikta reizi gadā vai līdzīgi regulāri. Atkarībā no veikala lieluma krājumu uzskaite var ilgt tikai dažas stundas vai vairākas dienas, un to var veikt veikala darbinieki vai ārējie darbuzņēmēji, kas nolīgti inventarizācijas veikšanai. Lielākiem veikaliem vai veikalu nodaļām, kuras ir īpaši populāras pircēju vidū vai uz kurām, visticamāk, ir veikalu zagļu mērķauditorija, ikdienas vai iknedēļas uzskaiti var veikt arī kā daļu no pastāvīgās fiziskās inventarizācijas.
SmartAsset.