Prasības, lai kļūtu par sekretāri/reģistratūru, ir atšķirīgas, galvenokārt atkarībā no uzņēmuma veida, kurā tiek atrasts amats. Lielākajai daļai uzņēmumu ir nepieciešama minimāla izglītība ar nelielu apmācību vai bez tās. Tomēr ar šo amatu saistīto pienākumu dēļ citi uzņēmumi varētu pieprasīt noteiktu izglītības līmeni. Vēl citi varētu sagaidīt, ka jums būs bakalaura grāds un dažu gadu darba pieredze.
Parasti sekretārs/reģistratūrā ir atbildīgs par administratīvā atbalsta pienākumiem uzņēmumā. Sekretariāta pienākumi var ietvert biroja atbalsta pienākumus. Jūs varat atbalstīt vienu nodaļas vadītāju vai nodrošināt vispārēju biroja atbalstu visam uzņēmumam.
Ar reģistratūras pienākumu pildīšanu bieži ir saistīti vairāki pienākumi. Viens no primārajiem pienākumiem ir atbildēt uz tālruni un novirzīt zvanus uz atbilstošo nodaļu. Klientu un viesu sveicināšana uzgaidāmajā zonā ir vēl viens pienākums, kas parasti saistīts ar reģistratūru.
Var būt nepieciešami citi pienākumi atkarībā no funkcijām, kas atbalsta biroja darbību. Dažos uzņēmumos pasts var būt jāsagatavo piegādes pakalpojumu sniegšanai. Turklāt jūs varat arī izplatīt ienākošos pastu uzņēmuma darbiniekiem.
Lai kļūtu par sekretāri/reģistratūru, jums būs nepieciešamas dažādas zināšanas, prasmes un iemaņas. Lielākā daļa uzņēmumu sagaida, ka jums ir visaptveroša izpratne par biroja procedūrām. Tā kā galvenais pienākums šajā amatā ir atbildēt uz tālruņa zvaniem, patīkamas verbālās prasmes parasti ir papildu ieguvums. Lielākajai daļai uzņēmumu ir vēlama arī spēja darboties ar biroja aprīkojumu.
Dažas tehniskās skolas piedāvā biznesa un biroja administrēšanas kursus, lai palīdzētu jums attīstīt nepieciešamās prasmes, lai kļūtu par sekretāru/reģistratūru. Tipiski kursi var ietvert apmācību tekstapstrādes un izklājlapu lietojumprogrammu lietošanā. Lietišķās korespondences rakstīšana un biroja etiķete ir papildu kursi, ko piedāvā lielākajā daļā skolu.
Turklāt daži uzņēmumi var dot priekšroku personas pieņemšanai darbā ar uzņēmējdarbības bakalaura grādu. Uzņēmējdarbības vai saistīta grāda iegūšana četru gadu akadēmiskajā iestādē var palīdzēt izpildīt šo prasību. Šāda veida grāds var arī sagatavot jūs paaugstināšanai uzņēmumā.
Papildus oficiālajai apmācībai, kas nepieciešama, lai kļūtu par sekretāru/reģistratūru, jums var būt nepieciešams laiks, lai apgūtu uzņēmuma standarta darbības procedūras. Parasti jūs saņemsiet apmācību par nozarei specifiskām procedūrām, kas ietekmē jūsu pienākumu izmaiņas pēc pieņemšanas darbā. Piemēram, strādājot medicīnas iestādē, var būt jāieplāno pacienta biroja vizītes. Pirms pacienta ierašanās biroja procedūras varētu ietvert veselības apdrošināšanas pārbaudi un medicīniskās lietas izveidošanu.