Tipisks projekta administratora amata apraksts ietver visu konkrēta projekta aspektu pārraudzību un uzraudzību. Konkrēti, darbiniekam šajā amatā ir jāpārliecinās, ka projekta mērķi un termiņi tiek sasniegti, nepārsniedzot budžeta ierobežojumus. Projekta administrators ir atbildīgs arī par projekta atskaišu sagatavošanu, un parasti viņam regulāri jāiesniedz atskaites projekta direktoram.
Precīzi pienākumi var atšķirties, taču visi parasti ir atbildīgi par konkrēta projekta ikdienas darbībām. Papildus budžetu uzraudzībai, termiņu izsekošanai un progresa ziņojumu sagatavošanai projekta administrators var būt atbildīgs arī par vairāku darbinieku un darbuzņēmēju uzraudzību, cenšoties nodrošināt, ka projekta mērķi tiek profesionāli sasniegti. Šī pozīcija ir atrodama dažādās nozarēs, tostarp nekustamo īpašumu, būvniecības, tirdzniecības, valdības un bezpeļņas nozarēs.
Lielākajai daļai projektu administratora darbu ir nepieciešams koledžas grāds, kā arī ievērojama pieredze projektu vadībā vai laiks, kas pavadīts, strādājot par administratora palīgu. Daudziem, kas šobrīd strādā šajā jomā, ir grāds grāmatvedībā vai uzņēmējdarbības vadībā un vadībā. Daži cilvēki atbilst noteiktām prasībām saistībā ar apmācību darba vietā, taču parasti šim ceļam ir nepieciešama vairāku gadu darba pieredze un apmācība, pirms personu var uzskatīt par kvalificētu kandidātu.
Projektu administratoriem bieži ir jāsūta dokumenti pa e-pastu, jāizveido izklājlapas un jāveic dažādi ar datoru saistīti uzdevumi. Daži darba devēji pat var pieprasīt administratoram strādāt ar specializētu programmatūru ziņošanas un izsekošanas nolūkos. Tāpēc administratoriem, kas norīkoti darbam ar projektiem, jābūt datorpratējiem un jāspēj pēc vajadzības viegli apgūt jaunas tehnoloģiskās prasmes.
Lai pareizi pārraudzītu budžetus, darbiniekus, grafikus un būtiskās funkcijas, administratoram jāspēj kompetenti veikt vairākus uzdevumus. Tas prasa citas prasmes, tostarp labas organizācijas un spēcīgas laika pārvaldības prasmes. Lai labi strādātu ar galvenajiem darbiniekiem un vadības locekļiem, administratoram ir jābūt arī spēcīgām rakstiskas un mutiskas komunikācijas prasmēm.
Darbos, kuros uzņēmumiem ir jāpiesakās uz līgumiem vai jāpiesakās dotāciju finansējumam, bieži vien ir jāpaļaujas uz projekta administratoru, kurš sniedz zināšanas un zināšanas, gatavojoties šiem centieniem. Jo īpaši administrators var tikt aicināts sniegt ieguldījumu, kad uzņēmums izvērtē priekšlikumus, un viņam var lūgt piedalīties priekšlikumu izstrādē, veidojot budžeta pozīcijas, kā arī nosakot, cik darbinieku būs nākotnē. var būt nepieciešams, ja tiek piešķirts līgums.