Uz darbību balstīta izmaksu aprēķināšana ir izmaksu uzskaites sistēma, kas sadala ražošanas izmaksas, pamatojoties uz ražošanas darbībām. Izmaksu kopas atspoguļo katras darbības netiešās izmaksas, kas ietekmē uz darbību balstīto izmaksu aprēķināšanas procesu. Šajā sistēmā visizplatītākie ir trīs dažādi izmaksu kopu veidi: pieskaitāmās izmaksas, netiešie materiāli un netiešais darbaspēks. Lai gan katra prece ir nepieciešama preču vai pakalpojumu ražošanai, preču izmaksas nav tieši izsekojamas līdz atsevišķam produktam. Tādējādi izmaksu kopums un izmaksu virzītājspēks šīs izmaksas sadala visām precēm un pakalpojumiem, kas ražoti noteiktā laika periodā.
Pieskaitāmo izmaksu pūli ietver visas izmaksas, kas tieši vai netieši ietekmē uzņēmuma kopējo ražošanas procesu. Piemēram, šajā grupā ietilpst iekārtu vai ēku nolietojums, vadības algas, īpašuma nodokļi, drošības maksājumi par produktiem vai ēkām un līdzīgas izmaksas. Grāmatvežiem šīs pieskaitāmās izmaksas ir jāiekļauj vienā grupā un pēc tam jāpiemēro vienlaikus visiem saražotajiem produktiem. Tas parasti ir visizplatītākais izmaksu kopums uz darbību balstītajā izmaksu aprēķināšanā. Izmaksu virzītājspēks var būt darba stundas, mašīnu stundas vai kāda cita reprezentatīva darbība pieskaitāmo izmaksu attiecināšanai uz produktiem.
Netiešie materiāli ir jebkuras preces, kas vajadzīgas preču ražošanai, kuras nav tieši izsekojamas vienai vienībai vai preču partijai. Piemēram, lodēšana ir nepieciešama, lai izveidotu savienojumus uz elektronikas plates. Ražošanas nodaļa var izmantot lodmetālu vairākām plāksnēm, kas ražotas ilgākā laika periodā. Tāpēc lodmetāls ir netiešs materiāls. Jebkurš materiāls, kam ir līdzīgs lietojums ražošanas procesā, ietilpst netiešo materiālu izmaksu fondos, lai vēlāk varētu sadalīt izmaksas, veicot izmaksu aprēķināšanu, pamatojoties uz darbību.
Šo izmaksu kopu pēdējā kategorija ir netiešais darbaspēks. Šajā kategorijā parasti ir informācija par stundu algām visiem darbiniekiem, kuriem nav tiešas ietekmes uz uzņēmuma ražošanas procesu. Bieži piemēri šeit ir iekārtu apkopes personāls vai kvalitātes kontroles inspektori. Šīs personas var nedaudz ietekmēt ražošanas procesu, taču tas atkal nav izsekots vienai vienībai vai preču partijai. Informācija par šo izmaksu kopumu bieži atbilst noteiktam uzņēmuma iekšējam ražošanas laika periodam.
Kad izmaksu kopas ir iestatītas, grāmatvežiem ir jānosaka izmaksu virzītājspēks, kas šīs izmaksas vislabāk sadala precēm. Katrai darbībai var būt savs izmaksu virzītājspēks atbilstoši standarta uz darbību balstītām izmaksu aprēķināšanas kārtulām. Grāmatveži bieži izvēlas izmaksu faktoru, kas vislabāk tiek sadalīts, pamatojoties uz konkrēto darbību. Tikai pieskaitāmās izmaksas, netiešie materiāli un netiešais darbaspēks katrai darbībai atbilst attiecīgajam izmaksu virzītājspēkam.