Lai iegūtu apliecinātas dzimšanas apliecības kopiju, pieprasītājai pusei būs jāaizpilda dzimšanas apliecības pieteikums. Šo pieteikumu var iegūt vairākos veidos, parasti no tās jurisdikcijas, kurā ir dzimusi persona, kuras dzimšanas apliecības kopiju vēlaties iegūt, dzimtsarakstu birojā. Dzimšanas apliecības pieteikumā parasti prasītājai pusei ir jāaizpilda pēc iespējas vairāk informācijas, lai identificētu meklēto dzimšanas apliecību. Pēc pieteikuma aizpildīšanas lūguma iesniedzēja puse to nosūtīs atpakaļ attiecīgajam reģistra birojam, parasti par to maksājot.
Dzimšanas apliecību pieteikumus parasti izsniedz, saņem un apstrādā jurisdikcijas vitālo dokumentu birojs. Parasti ikviens, kurš vēlas iegūt apliecinātu dzimšanas apliecības kopiju, var atrast šo pieteikumu, sazinoties ar atbilstošo biroju pa tālruni vai lejupielādējot vienu no biroja tīmekļa vietnes. Tomēr šo lietojumprogrammu pieejamība plašai sabiedrībai būs atkarīga no jurisdikcijas noteikumiem.
Standarta dzimšanas apliecības pieteikums paredz, ka pieprasītāja puse ievada pēc iespējas vairāk informācijas par personu, kuras dzimšanas apliecību tā meklē. Piemēram, pieteikumā var tikt prasīts personas vārds, dzimšanas datums un vieta, kā arī mātes vārds un tēva vārds. Ievadot dzimšanas apliecības pieteikumā tik daudz informācijas par personu, kāda ir zināma, pieprasītāja puse palīdzēs departamentam atrast pieprasīto dzimšanas apliecību. Jo vairāk informācijas tiks ievadīta, jo lielāka iespēja, ka persona varēs iegūt dzimšanas apliecības kopiju.
Pēc dzimšanas apliecības pieteikuma aizpildīšanas lūguma iesniedzējai pusei būs jāiesniedz aizpildītais pieteikums attiecīgajai dzimtsarakstu nodaļai kopā ar visu nepieciešamo maksu. Dažās jurisdikcijās arī prasītājai pusei ir jāiesniedz notariāli apliecināts zvērināts apliecinājums, kas apliecina, ka saskaņā ar likumu tai ir tiesības saņemt dzimšanas apliecības kopiju. Ir arī izplatīti gadījumi, kad vitāli svarīgu dokumentu birojs, iespējams, atsakās no maksas. Piemēram, apgabala prokuroriem, kuri pieprasa dzimšanas apliecības kopiju bērna uzturēšanas nolūkos, bieži tiks atcelta maksa. Turklāt militārajiem veterāniem, kuriem ir nepieciešama dzimšanas apliecības kopija, lai noteiktu militāros pabalstus, var tikt atcelta maksa.