Dzimšanas apliecība ir juridisks paziņojums, kurā sniegta sīkāka informācija par dzimšanas apstākļiem, lai pierādītu identitāti un/vai pilsonību, ja dzimšanas apliecība nav pieejama. Atkarībā no valsts, cilvēkiem, iespējams, būs jāaizpilda īpaša veidlapa valdības aģentūrām, un citos reģionos dzimšanas apliecība var būt ar roku sagatavots dokuments ar atbilstošu informāciju. Informācija par veidlapām parasti ir pieejama valsts departamentos, jo tie ir atbildīgi par pilsonības un imigrācijas lietu kārtošanu.
Cilvēkiem var nebūt dzimšanas apliecību dažādu iemeslu dēļ, vai arī viņu dzimšanas apliecības var nebūt pieņemamas saskaņā ar valdības standartiem. Šādos apstākļos, lai noteiktu identitāti, ir jāizmanto dzimšanas apliecība. Veidlapā ir norādīts personas vārds, dzimums un dzimšanas vieta. Cilvēki arī norāda, kad viņi ir dzimuši, un veidlapā var būt vieta, kur ierakstīt tādas lietas kā vārda maiņa, lai būtu iespējams izsekot veidlapas priekšmetam. Personai, kas zina subjektu, ir jāaizpilda un jāapliecina veidlapa, norādot, ka viņa zina tēmu un atbalsta apgalvojumus, kas izteikti dzimšanas apliecībā.
Pasu, autovadītāja apliecību un citu valdības dokumentu pretendentiem parasti ir nepieciešama dzimšanas apliecība, lai pierādītu identitāti un pilsonību. Valdība to pieprasa, jo cilvēki var izmantot oficiālu valdības identifikāciju, lai noteiktu vai pārbaudītu pilsonību; kaut kas līdzīgs pasei, piemēram, tiek plaši pieņemts kā pilsonības apliecinājums. Dzimšanas apliecībām ir jābūt oficiālām kopijām ar zīmogu, un tām jāatbilst valsts aģentūras standartiem. Ja pieteikuma iesniedzējiem nav dzimšanas apliecību, viņi nevar iegūt oficiālas kopijas vai tiem ir neatbilstošas apliecības, viņiem var būt nepieciešams vērsties pie dzimšanas apliecības.
Valdības amatpersonas rūpīgi pārbaudīs dzimšanas apliecību. Cilvēki paraksta veidlapu, saņemot sodu par nepatiesas liecības sniegšanu, un valsts aģentūru pārstāvji vēlas pārliecināties, vai veidlapā norādītie apgalvojumi ir pamatoti. Viņi var lūgt personu atkārtot veidlapā izteiktos apgalvojumus mutiski vai var pieprasīt veidlapu no cita liecinieka, ja viņi uzskata, ka pirmais var nebūt pilnībā uzticams. Tāds kā ārsts, kurš piedalījās dzemdībās, ir laba izvēle lieciniekam, savukārt tuvs draugs nav.
Dzimšanas apliecības jāglabā drošā vietā. Valdības aģentūras veidlapu atgriezīs pēc tās apskates, un ir ieteicams izveidot kopiju, lai to varētu viegli uzzināt, vienlaikus nododot oriģinālu bankā vai līdzīgā drošā vietā.