Kā izstrādāt labākās iepirkuma vadlīnijas?

Iepirkumu joma ir tik plaša, ka vislabāk to sadalīt atsevišķos biznesa procesos. Galvenās kategorijas ir: pārdevēja vadība, līgumā paredzētās preces un pakalpojumi, maksājumu noteikumi, sliekšņi un pienākumu nošķiršana. Papildus dažādu biznesa procesu identificēšanai, lai izstrādātu iepirkuma vadlīnijas, ir jāizpilda trīs vienumi: jāizveido organizatoriskā struktūra un lomas, jāievieš grāmatvedības kontroles un jādefinē atbildība un atbildība par iepirkuma procesiem organizācijā.

Iepirkuma vadlīniju izstrādei izmantotā standarta metodoloģija ir vadlīniju mapes izveide. Šajā failu mapē izveidojiet atsevišķu mapi katram galvenajam biznesa procesam. Kad tiek izstrādātas vadlīnijas, izveidojiet procesa rokasgrāmatas dažādām procesā iesaistītajām lomām un nodaļām. Iekļaujiet sadaļu par pārraudzības un vadības ziņojumiem, kā arī plūsmas dokumentu augstākās vadības pārskatīšanai. Visas vadlīnijas ir jāpārskata un jāapspriež ar ietekmētajām jomām un jāiesniedz pārskatīšanai augstākajai vadībai. Pēc pieņemšanas ir nepieciešama visu lietotāju apmācība, lai ieviestu vadlīnijas.

Vispirms ir jāpārskata dažādu iepirkuma procesa dalībnieku lomas un pienākumi. Katram darījumam nosakiet kurš, ko, kur un kāpēc, kā arī nosakiet sākuma punktu vai darbību. Piemēram, ja nodaļai ir nepieciešami biroja piederumi, kurš ir atbildīgs par šo procesu? Kā viņi izlemj, ar kuru pārdevēju sazināties? Kāda ir maksimālā summa, ko viņi var tērēt, un kas apstiprina šo pirkumu? Šie jautājumi ir galvenie iepirkuma vadlīniju izstrādē.

Grāmatvedība nodrošina standarta struktūru izdevumu uzskaitei un pārvaldībai. Pirkšanas pieprasījumu, pirkšanas pasūtījumu, cenu piedāvājumu, līgumu un citu iepirkuma rīku izmantošana ietekmē grāmatvedības funkcijas. Tipiski grāmatvedības kontroles pasākumi ir vērsti uz krāpšanas riska samazināšanu, labākās vērtības iegūšanu par dolāru, saskaņotu cenu un nosacījumu saņemšanu, kā arī apstiprinājuma atļauju saņemšanu. Šos vienumus var pārvaldīt datorizētā sistēmā, taču tie vispirms ir jādefinē biznesa procesu vadlīnijās.

Atbildība un atbildība ir galvenais iepirkumu virzītājspēks. Lielākā daļa organizāciju koncentrējas uz pirkuma pasūtījuma vai līguma vērtību dolāros, taču var neievērot kopējo iztērēto summu konkrētai precei. Atbilstoša amata noteikšana, lai būtu atbildīga par sarunām ar piegādātāju un iepirkuma pasūtījumu apstrādi, ir svarīgs iepirkuma vadlīniju solis.

SmartAsset.