Elektroniskais iepirkums ir materiālu iegādes process internetā. Faktiskā elektroniskā iepirkuma definīcija ir elektronisko datorsistēmu izmantošana, lai pārvaldītu visu iepirkuma procesu no pirkuma līdz samaksai. Elektroniskā iepirkuma pretstats ir elektroniskā komercija. Elektroniskajā komercijā vai e-komercijā uzņēmums mitina vietni un infrastruktūru, lai klienti varētu iegādāties materiālus tiešsaistē. Elektroniskā iepirkuma process ir cita uzņēmuma elektroniskās komercijas vietnes izmantošana.
Lai izveidotu elektronisko iepirkumu, ir jāatrisina trīs lietas: biznesa process, integrācija ar grāmatvedības sistēmu un atbalsts. Galvenais iemesls šāda veida iepirkumu īstenošanai ir iepirkuma organizācijas izmaksu ietaupījumi. Uzlabotā efektivitāte samazina personāla laiku un pūles, kas nepieciešamas, lai manuāli atjauninātu iepirkumu sistēmu, kā arī pārvaldītu kreditoru parādu procesu.
Tiek izmantoti divi biznesa procesi: centralizēts un decentralizēts. Centralizētā modelī lietotāji izvēlas preces no tiešsaistes iepirkšanās rīka vai ievada informāciju par savu pirkuma pieprasījumu, aizpildot tiešsaistes veidlapu. Šie pieprasījumi tiek novirzīti centrālajiem iepirkumu darbiniekiem, kas tos izskata, pievieno iekšējos kontus, atlasa piegādātāju un pēc tam iesniedz pirkuma pasūtījumu. Iepirkuma personāla galvenais uzdevums ir nodrošināt atbilstošā piegādātāja atlasi un apvienot līdzīgus pasūtījumus.
Decentralizētā modelī katra persona vai nodaļa var izmantot tiešsaistes rīku, lai izveidotu nepieciešamo preču vai pakalpojumu pirkšanas pasūtījumus. Šie pasūtījumi tiek nosūtīti tieši piegādātājam. Nav mijiedarbības ar iekšējo iepirkumu nodaļu.
Lielākā daļa uzņēmumu, kuriem ir resursi elektronisko iepirkumu atbalstam, ir pietiekami lieli, lai tiem būtu uzņēmuma resursu plānošanas (ERP) sistēma vai integrēta grāmatvedības sistēma. Šāda veida sistēmas apvieno visas uzņēmuma administratīvās funkcijas, nodrošinot lielāku elastību un deleģējot atbildību. Iepirkuma modulis parasti ir integrēts grāmatvedības sistēmā, ļaujot pirkšanas pasūtījumus un rēķinu apmaksu apstrādāt, izmantojot jebkuru moduli.
Elektroniskajam iepirkumam ir nepieciešams atbalsta personāls gan iekšēji, gan piegādātāju līmenī. Daži uzņēmumi izveido klientu apkalpošanas nodaļu, kas nodarbojas ar apmācību, dokumentāciju un elektroniskās sistēmas atbalstu. Citi integrē visas administratīvās funkcijas vienā atbalsta grupā.
Tiek prognozēts, ka nākamajos piecos līdz desmit gados elektroniskais iepirkums piedzīvos stabilu izaugsmi, uzņēmumiem cenšoties samazināt neefektivitāti, palielināt tehnoloģiju izmantošanu un uzlabot biznesa procesus. Ir virkne programmatūras uzņēmumu, kas specializējas šajā jomā. Turklāt daudzi grāmatvedības programmatūras uzņēmumi pievieno šo funkciju savam standarta piedāvājumam, lai apmierinātu klientu pieprasījumu.
SmartAsset.