Galvenā stratēģiskā iepirkuma koncepcija ir tāda, ka, izmantojot uzlabotas plānošanas, plānošanas un grupu pirkšanas iniciatīvas, uzņēmums var ievērojami ietaupīt izmaksas. Papildus smagiem dolāru ietaupījumiem būs arī papildu ietaupījumi, ko radīs efektīvāka uzņēmējdarbība un tādējādi palielināta rentabilitāte. Stratēģiskā iepirkuma īstenošana uzņēmumā liek koncentrēties uz trim iepirkumu koncepcijām: grupu pirkšana, centralizētie iepirkumu pakalpojumi un iepirkumu datu pārvaldības sistēmu izmantošana.
Stratēģiskā iepirkuma koncepcijas prasa saziņu un sadarbību starp biznesa vienību un finanšu dienestiem, kā arī lai iepirkums tiktu īstenots efektīvi. Pat vienkāršs jēdziens, piemēram, mudināšana veikt plānotos pirkumus, var radīt lielas darbības problēmas, ja tas netiek apspriests ar biznesa vienību. Piemēram, maizes ceptuve var pasūtīt sausās preces katru nedēļu, pamatojoties uz plānotajiem darba pasūtījumiem šajā periodā. Ja iepirkumu nodaļa nolems, ka ir izdevīgāk šos materiālus pasūtīt reizi divās nedēļās, maiznīcai būs grūtības ar uzglabāšanu, piekļuvi un zaudējumu novēršanu.
Grupas pirkšana ir process, kurā tiek apvienotas kopējās resursu prasības dažādām uzņēmuma nodaļām un izdots viens pastāvīgs pirkšanas pasūtījums. Šis viens pasūtījums ir paredzēts lielākam daudzumam nekā vairākiem mazākiem pasūtījumiem. Tāpēc ar piegādātāju var vienoties par zemākām vienības izmaksām. Ja nodaļas fiziski atrodas dažādās ēkās, līgumā var atrunāt piegādes logus un risināt piegādes izmaksu jautājumu. Šāda prakse ir diezgan izplatīta lielos uzņēmumos kā daļa no integrētā stratēģiskā iepirkuma biznesa plāna.
Administratīvās pieskaitāmās izmaksas ir organizācijas izmaksas par visu iepirkuma apmaksas ciklu. Tas ietver algas un atbalsta izmaksas iepirkuma personālam, rēķinu apstrādi, čeku izgatavošanu un pārdevēju pieprasījumu risināšanu. Organizēts, vadīts process novērš ievērojamu daļu no šīm izmaksām, jo par katru preci tās rodas tikai vienu reizi. Centralizētā iepirkuma darbinieki var sniegt lielāku atbalstu biznesa vienībām un nodrošināt politikas ievērošanu.
Iepirkumu vai iepirkumu vadības sistēmas bieži tiek nodrošinātas kā daļa no lielas grāmatvedības programmatūras vai uzņēmuma resursu plānošanas risinājumiem. Šis modulis tiek izmantots, lai izveidotu pirkšanas pieprasījumus un pirkšanas pasūtījumus un to rēķinus un apstrādātu preču kvītis. Turklāt šāda veida sistēmās iebūvētie analīzes un ziņošanas rīki ļauj iepirkumu nodaļai pārvaldīt biznesa procesu, noteikt kopējās izmaksas iestādei un identificēt potenciālās ietaupījumu iespējas. Ziņojumus var izmantot arī, lai nodrošinātu atbilstību politikai, un kā pierādījumus, reaģējot uz jebkuru juridisku izaicinājumu.
SmartAsset.