Izklājlapas ir noderīgas izdevumu izsekošanai vairākos līmeņos. To kolonnu un rindu struktūra ļauj tos viegli izdrukāt un kopīgot ieinteresētajām pusēm. Lai iegūtu vislabāko izdevumu izklājlapu, lietotājam vispirms ir jādefinē lapas mērķis un vēlamie rezultāti no tās izmantošanas. Jāņem vērā arī visu lietotāju prasmju līmenis. Izmaksas un pieejamība noapaļo galīgos kritērijus vislabākajai izdevumu izklājlapai.
Mājas izdevumu izsekošanai biroja preču veikalos ir pieejamas planšetdatori, kas sastāv no 25 vai 50 ikdienas izdevumu izklājlapas kopijām. Šīs veidlapas nodrošina vietas ēdienreižu, automašīnas nobraukuma, gāzes iegādes un citu izdevumu izsekošanai. Rūpīgi izmantojot šīs veidlapas, lietotāji var precīzi analizēt izdevumus par katru dienu, nedēļu vai citus attiecīgos periodus. Veidlapas ir lētas, viegli lietojamas jebkur un skaidri paziņo rezultātus.
Papīra izklājlapas datora versijas tiek piedāvātas daudzu veidu kontu pārvaldības programmatūrā lietošanai mājās un birojā. Šīm programmām ir apakšprogrammas, kas pārvalda tos pašus izdevumus, bet pievieno tādas kategorijas kā apmācības nodarbības vai formas tērpi. Tīkla lietotāji var aizpildīt veidlapas tiešsaistē, un rezultāti tiek apvienoti uzņēmuma grāmatvedības sistēmā. Ir vai bezsaistē, izdevumu izklājlapai jābūt skaidrai un nepārprotamai. Sarežģītākām programmām ir kļūdu pārbaudes rutīnas, kas filtrē lietotāja ievadi un ierobežo kļūdas.
Korporatīvās mēroga grāmatvedības programmās bieži tiek ignorēta projektu kontroles nepieciešamība vidējā līmeņa vadības līmenī. Labas programmas piedāvā moduļus, kas viegli apkopo projekta līmeņa datus, iesniedz tos vidējā līmeņa vadībai un apkopo vērtības grāmatvedības moduļos. Labākās programmas faktiski nodala projektu vadību no korporatīvās grāmatvedības, dodot iespēju projektu vai nodaļu vadītājiem apstiprināt un iesniegt izdevumus uzņēmuma līmenī.
Starp komerciālajām programmatūras pakotnēm un komerciālajām veidlapām ir lietotāja izstrādātas veidlapas un programmas, izmantojot komerciālas izklājlapu lietojumprogrammas. Tiešsaistē ir pieejamas daudzas veidnes, kuras lietotājs var pielāgot. Izdevumu izklājlapas var apvienot, lai nodrošinātu ievadi citā programmā.
Daudzas izdevumu izklājlapas nevar efektīvi ieviest, jo tās ir pārāk sarežģītas. Atlīdzība par vienkāršām izklājlapām, kamēr tiek apkopota svarīga informācija, ir augstāka atbilstība un precizitāte. Cenšoties novērst ļaunprātīgu izmantošanu, uzņēmumi bieži apkopo dažādu informāciju, kas faktiski netiek pārskatīta vai noderīga.
Bērniem var iemācīt izsekot saviem apģērba vai izklaides izdevumiem, gatavojoties sarežģītākiem finanšu pārvaldības uzdevumiem. Ģimenei ienākumi parasti ir fiksēti, un budžeta izdevumu daļa bieži vien ir vienīgais elements, ko var pārvaldīt. Bērni var izveidot savu izdevumu izklājlapu uz vienkārša, noslīpēta papīra un spert pirmo soli ceļā uz finansiālu neatkarību.