Labākais rēķina formāts ir tāds, kas nodrošina maksimālu informāciju un skaidrību gan uzņēmumam vai individuālajam īpašniekam, kurš sagatavo rēķinu, gan personai vai organizācijai, kas saņem rēķinu. Svarīgākā informācija, kas jāiekļauj rēķinā, ietver kopējo iekasējamo summu, kā arī detalizētu informāciju par produktiem vai pakalpojumiem, kas nodrošina šo summu. Ja ir kādas citas maksas, nodokļi vai nodevas, kas arī tiek aprēķinātas rēķina kopsummā, tās arī jāatspoguļo detalizētajā izmaksu pārskatā. Tāpat ir svarīgi pārliecināties, ka ir skaidra informācija par to, kā jāapmaksā rēķins, vai ir maksājumu plāna iespējas vai izvēles iespējas attiecībā uz pieņemtajiem maksājumu veidiem, kā arī apmaksas termiņš, līdz kuram rēķins ir jāapmaksā.
Dažos gadījumos rēķina formāts var būt ļoti vienkāršs. Piemēram, ārštata rakstniece, kas izraksta rēķinu žurnālam par sniegtajiem pakalpojumiem, savā rēķinā var iekļaut tikai šādu informāciju: viņas vārdu un adresi, vienu rindiņu par sniegtajiem pakalpojumiem un saistīto maksu, kā arī informāciju par to, kā žurnāls var viņai samaksāt par pakalpojumiem. No otras puses, būvmateriālu piegādātājam var nākties izmantot ļoti detalizētu un progresīvu formātu, izrakstot darbuzņēmējam rēķinu par debesskrāpja piegādēm.
Vairumā gadījumu uzņēmumi var izveidot vienu rēķina formātu, ko izmantot gandrīz katram darījumam. Tas padara rēķinu izrakstīšanas procesu daudz vienkāršāku un racionālāku. Ja ir klienti, kuriem rēķinā ir nepieciešama papildu informācija, to var pievienot sadaļai “Piezīmes”, ko var pievienot rēķina formātam. Atkarībā no uzņēmuma dažādo klientu vajadzībām un sniegto pakalpojumu klāsta, uzņēmumam var būt nepieciešams izmantot vairāk nekā vienu rēķina formātu. Šajā situācijā ir svarīgi izmantot pēc iespējas mazāk formātu, lai tikai racionalizētu procesu un saglabātu informāciju pēc iespējas sakārtotāku.
Uzņēmumi var sākt ar vienkāršu rēķina formātu un pielāgot formātu, lai apmierinātu savas īpašās vajadzības, kas rodas laika gaitā. Bieži vien tas ir labākais veids, kā atrast uzņēmumam piemērotāko rēķina formātu. Tomēr, lai sāktu, ir vairāki uzņēmumi, kas pārdod pamata rēķinu formātus. Dažus var iegūt bez maksas, izmantojot tekstapstrādes programmatūru.
SmartAsset.