Labākās uzdevumu pārvaldības sistēmas izvēle var būt diezgan sarežģīta, galvenokārt tāpēc, ka katra sistēma ir pielāgota dažādām vajadzībām. Lai izvēlētos labāko sistēmu, vispirms ir jānosaka, kādas vajadzības ar to vēlaties apmierināt, un jāizstrādā budžets. Ņemiet vērā, ka daudzi cilvēki izmēģina vairākas dažādas sistēmas, pirms atrod vienu, kas viņiem patīk. Ja uzdevumu pārvaldības sistēmu izmantos vairāki cilvēki, pārliecinieties, vai tai ir uzlabotas saziņas iespējas. Labākā sistēma var arī palīdzēt noteikt uzdevumu prioritātes un, ja nepieciešams, integrēs uzņēmuma resursu plānošanu (ERP) un klientu attiecību pārvaldību (CRM) vienā platformā.
Dažādas uzdevumu vadības sistēmas apmierinās dažādas vajadzības un ir pieejamas par dažādām cenām. Dažiem ir teksta un failu attēlveidošanas iespējas, tīmekļa lietojumprogrammas un/vai iespēja noteikt uzdevumu prioritātes. Citām ir drošības līdzekļi, kas ļauj tikai noteiktiem lietotājiem izmantot noteiktas funkcijas. Izmantojot tik daudz dažādu funkciju, ir svarīgi noteikt, kuras funkcijas jums būs nepieciešamas, lai jūs varētu izvēlēties visefektīvāko sistēmu. Jūs arī atklāsit, ka budžeta izstrāde var palīdzēt sašaurināt pieejamo sistēmu sarakstu, no kurām izvēlēties.
Dažām no labākajām uzdevumu pārvaldības sistēmām ir lieliskas sadarbības un saziņas iespējas. Šāda veida sistēmu lietotāji var vieglāk sazināties savā starpā, un, ja vadītājs to izvēlas, viņš var izsekot lietotāju veiktspējai reāllaikā. Tāpat ir prātīgi izvēlēties sistēmu, kas ļauj viegli sadarboties, lai samazinātu pārpratumus starp lietotājiem. Tas var palīdzēt samazināt uzņēmuma darbības kļūdas un, savukārt, palielināt organizācijas peļņas līmeni. Šāda veida sistēmas arī palīdz pilnveidot un kontrolēt darbplūsmu lielās organizācijās.
Ja jums ir nepieciešama sistēma, kas var noteikt prioritāti darbībām jūsu vietā, izvēlieties uzdevumu pārvaldības sistēmu, kurai ir uzlabotas lēmumu pieņemšanas spējas. Šāda veida sistēma lūgs jums sniegt informāciju par dažādiem katra uzdevuma aspektiem un pēc tam noteikt prioritāti jūsu darbību sarakstam, pamatojoties uz jūsu ievadīto informāciju. Daudzi lietotāji uzskata, ka, izmantojot sistēmu uzdevumu prioritāšu noteikšanai, tiek nekavējoties uzlabota to izpildes efektivitāte; tas palīdz ne tikai lietotājam, bet arī viņa darba devējam, ja sistēma tiek izmantota darba pienākumu veikšanai.
Uzdevumu pārvaldības sistēma, kas spēj integrēt ERP un CRM tehnoloģijas, var būt labākais veids, ko izvēlēties, ja esat atbildīgs par klientu attiecību pārvaldību. Viens no visnoderīgākajiem šāda veida sistēmas aspektiem ir tas, ka tā var ātri konsolidēt klienta datus, kas nodrošina vieglu piekļuvi. Tas parasti varēs piešķirt un pārraudzīt darbības, izmantojot arī darba biļešu funkciju; Šāda veida sistēma parasti ļauj tālruņu pārstāvjiem izveidot biļetes katram klienta pieprasījumam vai pieprasījumam un reģistrēt tos, izmantojot tīmekļa saskarnes.
Labākais uzdevumu pārvaldības sistēmas veids ļaus jums izmantot vairākus uzdevumu pārvaldības rīkus. Lai gan tas var būt par dārgu, tas ļaus jums izveidot grafikus, sadarboties ar citiem lietotājiem, ģenerēt un noteikt prioritāti uzdevumu sarakstus un daudz ko citu. Tas arī ļaus jums eksportēt uzdevumus dažāda veida failos, tostarp teksta, Word dokumentos un HTML failos.
SmartAsset.