Dažādi uzdevumu pārvaldības rīki izmanto dažādas pieejas efektīvai un veiksmīgai laika un uzdevumu pārvaldībai tādās nozarēs kā inženierzinātnes, tehnoloģijas, grāmatvedība un daudzās citās. Labākie rīki izmanto dažas vienkāršas, bet būtiskas funkcijas: projekta vai uzdevuma reāllaika skats, vienkārša sadarbība starp visām attiecīgajām pusēm, vienkārša atjaunināšana un gan izmantoto, gan pieejamo resursu izsekošana. Uzdevumu pārvaldības rīkiem jānodrošina arī viegla piekļuve, uzdevumu racionalizācija un vairāku atrašanās vietu projektu pārvaldība. Dažādu veidu rīki var tikt veidoti, ņemot vērā dažādas uzdevumu un laika pārvaldības vajadzības konkrētai nozarei vai pašu uzdevumu pārvaldības metodoloģiju.
Korporācijām un mazajiem uzņēmumiem jāspēj pārvaldīt komandas, kas var būt izkliedētas visā pasaulē un strādāt dažādās laika zonās. Uzdevumu pārvaldības rīku spēja nodrošināt reāllaika, detalizētu priekšstatu par visiem konkrēta projekta vai uzdevumu kopas aspektiem ir ļoti svarīga uzņēmuma panākumiem. Piemēram, lāzera staru ražotājam var būt galvenais birojs Teksasā, tirdzniecības pārstāvji atrodas daudzās dažādās valstīs un ražotne Taipejā. Ja prezidents vai pat jaunākais darbinieks pieprasa piekļuvi konkrēta projekta detaļām, tiešsaistes uzdevumu pārvaldības rīki var to nodrošināt reāllaikā.
Dažu veidu uzdevumu pārvaldības rīki ir paredzēti, lai koncentrētos uz sadarbības nepieciešamību. Šie uzdevumu pārvaldības rīki ļauj lietotājiem koncentrēties uz saviem uzdevumiem un pārvaldīt tos, kā arī saglabās vai droši glabās visus saistītos ar uzdevumu saistītos dokumentus, sapulču piezīmes un grupu diskusijas. Vairāku uzdevumu apvienošana dažādās grupās kopā ar saistīto informāciju un dokumentiem nodrošina efektīvāku komandas sadarbību. Globālās biznesa vides kontekstā reāllaika komandas sadarbība starp visām iesaistītajām pusēm neatkarīgi no to fiziskās atrašanās vietas ir kritiska un ļauj uzņēmumam vai organizācijai ātrāk paveikt dažādus projekta uzdevumus un gūt lielāku peļņu.
Uzdevumu pārvaldības rīki var tikt veidoti arī saistībā ar uzdevuma statusa un projekta atjauninājumu nodrošināšanu. Šīs lietojumprogrammas ir paredzētas, lai apietu konkrēta projekta vai uzdevumu kopas gaitu. Daži dalībnieki, kas ir iesaistīti konkrētā projektā, var nebūt iesaistīti visos projektos, kuros darbojas uzņēmums vai organizācija. Šāda veida uzdevumu pārvaldības rīks atdala, organizē un informē attiecīgās iesaistītās puses. Projekta vadītājam būs jābūt informētam par visiem viņa tiešā pārraudzībā esošajiem projektiem, savukārt zemāka līmeņa darbiniekam var būt nepieciešami tikai tā projekta statusa atjauninājumi, kurā viņš ir iesaistīts. Šāda veida uzdevumu pārvaldības rīki var arī automātiski atjaunināt attiecīgās puses, izmantojot e-pastu, tekstu vai citus digitālās saziņas līdzekļus.
SmartAsset.