Uzdevumu pārvaldības plāna rakstīšana ietver mērķu noteikšanu, prioritāšu uzskaitīšanu, plānošanu un alternatīvu plānu izstrādi neparedzētu kļūmju novēršanai. Katrai plāna jomai jābūt skaidri definētai, lai nodrošinātu darbību plānu, lai ievērotu termiņus un paveiktu uzticēto darbu. Uzdevumu pārvaldības plānā var iekļaut progresa dokumentāciju katrā projekta posmā, lai novērtētu, vai mērķi tiek sasniegti. Tai arī jānosaka nepieciešamie resursi un jāļauj ziņot par rezultātiem.
Pirmais solis uzdevumu pārvaldības plāna rakstīšanā nosaka darbu, kam jāpievērš uzmanība. Tas arī nosaka laika grafikus katram uzdevumam pēc dienas, nedēļas vai mēneša. Plāna mērķu noteikšanas daļā ir aprakstīts, kuri darbi jāpaveic katrā laika periodā. Šajā cerību sarakstā var būt sadaļa par jautājumiem, kas varētu traucēt termiņu ievērošanu, un to, kā šīs problēmas var risināt.
Prioritāšu saraksts parasti organizē projektu un sniedz darbiniekiem iespēju noteikt uzdevumus, kuriem nepieciešama tūlītēja uzmanība. Steidzamie uzdevumi nosaka darbu, kas jārisina nekavējoties, piemēram, tālruņa zvani un apmeklētāji. Svarīgi uzdevumi var ietvert nākamās sanāksmes vai prezentācijas plānošanu, kas ietekmē uzņēmumu. Par steidzamiem un svarīgiem uzskatīti darbi var rasties krīzes situācijā. Pie nesvarīgiem uzdevumiem parasti pieder kolēģu apmeklēšana vai personīgo darījumu veikšana darba laikā.
Katra uzdevuma plānošana ir vēl viena uzdevuma pārvaldības plāna rakstīšanas sastāvdaļa. Katram darbam, kas nepieciešams visa projekta pabeigšanai, ir jāizveido laika grafiki. Šiem termiņiem jābūt reāliem un jāņem vērā pieejamie finanšu un cilvēkresursi. Resursi var atšķirties atkarībā no projekta budžeta ierobežojumu ietvaros. Uzdevumu pārvaldības plānā jāanalizē nepieciešamie resursi un jānosaka, vai uzņēmums ir gatavs ieguldīt resursos, lai ievērotu termiņus.
Var tikt izstrādāti rezerves plāni, lai risinātu neparedzētas problēmas. Uzdevumu pārvaldības plānos jāparedz alternatīvas stratēģijas neparedzētu notikumu risināšanai. Šie alternatīvie plāni sagatavo darbiniekus, lai ātri risinātu problēmas, bez nepieciešamības atkārtoti definēt mērķus vai noteikt jaunas prioritātes.
Kad uzdevuma pārvaldības plāns ir uzrakstīts, tas ir jādalās ar kolēģiem, kuri kopā strādās pie projekta. Ja plāns paredz deleģēt darbus dažādiem kolēģiem vai dažādām organizācijas nodaļām, šos jautājumus var noskaidrot, apspriežot plānu. Šis process nodrošina, ka visi strādā pēc viena un tā paša plāna, lai sasniegtu mērķus.
Pēdējais solis uzdevumu pārvaldības plāna sagatavošanā ietver progresa izsekošanas metodi, jo īpaši lielos projektos, kas sadalīti apakšuzdevumos. Pārraugot progresu, uzraugi var noteikt jomas, kurām ir nepieciešams vairāk resursu, lai darbs būtu kārtībā. Viņi var arī atklāt vājās vietas pēc nodaļas vai darbinieka, kur darbs iestrēgst.
SmartAsset.