Izvēloties labākos konferences materiālus, pasākums var kļūt vēl veiksmīgāks. Ja seminārā vai citā tiešraidē notiek organizācija, runātāji un auditorijas locekļi var labāk atpūsties un saņemt sniegto informāciju. Lai izvēlētos labākos konferences materiālus, ņemiet vērā auditorijas lielumu un informācijas sniegšanas formātu. Izmantoto materiālu kvalitāte ir relatīva, taču vēl svarīgāk ir tas, ka konferences materiālos tiek dalīts visnoderīgākais saturs.
Dalībnieku dienas kārtības nodrošināšana ir informatīvs un draudzīgs veids, kā izklāstīt, kas notiks konferencē un kādā secībā notikumi notiks konferencē. Šie konferences materiāli var būt brošūras vai dokumenti mapē, kas tiek izplatīti, dalībniekiem ienākot auditorijā, vai, iespējams, jau ir novietoti uz sēdekļiem vai galdiem, kur tiks sēdināti dalībnieki. Labākais darba kārtības materiālu veids var būt finanšu lēmums. Piemēram, neatkarīgi no tā, vai apmeklētāji ir reģistrējušies vai nē, var novērst kļūdu, kas saistīta ar pārsūtīšanu vai nepietiekamu preču piegādi pasākuma dienā.
Konferences prezentētājiem jānodrošina piekļuve visiem materiāliem, kas tiek izmantoti sesijas laikā. Pat ja prezentētājs izmanto slaidus vai PowerPoint prezentācijas, dalībnieki var labāk koncentrēties, zinot, ka skaitļi un cita informācija būs pieejama vēlāk. Pretējā gadījumā dalībnieku uzmanību var novērst, veicot piezīmes.
Parasti ir laba ideja konferences materiālos iekļaut runātāju biogrāfijas. Tas ne tikai var palielināt uzticamību prezentētāju sarakstam, bet arī piedāvā apmeklētājiem veidu, kā nākotnē sazināties ar runātājiem. Iespējams, ka konferences rīkošana varētu būt saistīta ar ieguldījumiem. Gadījumā, ja apmeklētāji meklē investīciju kapitālu, lai attīstītu biznesu, vadītāji varētu piedāvāt šiem uzņēmējiem nepieciešamo atbalstu. Lai gan konferencēs notiek tīklu veidošana un vizītkaršu apmaiņa, liela cilvēku masa dažkārt var apgrūtināt vēlamo kontaktu izveidi, un var palīdzēt izdrukātas biogrāfijas ar kontaktinformāciju.
Konferences sponsors varētu apsvērt iespēju izplatīt kāda veida priekšmetus, piemēram, zibatmiņas disku vai lukturīti, kam ir organizatora logotips vai zīmols. Tas ir veids, kā apmeklētāji var atcerēties sponsoru vēlāk. Tas ir arī mārketinga veids, jo personas ārpus konferences var saskarties ar šiem priekšmetiem un zīmolu.
SmartAsset.