Dokumentu kontroles speciālisti pārvalda organizācijas iekšējo dokumentu vākšanu, glabāšanu un izguvi. Vidusskolas izglītība parasti ir nepieciešama sākuma līmeņa nodarbinātībai, taču, lai ieņemtu vadošu amatu, var būt nepieciešama noteikta koledžas apmācība. Lai kļūtu par dokumentu kontroles speciālistu, jābūt arī labām organizatoriskajām, datorprasmēm un lietvedības iemaņām. Darbu šai profesijai parasti var atrast veselības aprūpes, juridiskajā un ražošanas jomās, kā arī izglītības un valsts iestādēs. Tipiski dokumentu kontroles speciālista pienākumi ir drukāto un elektronisko dokumentu iesniegšana, izplatīšana un atkopšana.
Lai būtu dokumentu kontroles speciālists, jums būs nepieciešams vidusskolas diploms un plaša apmācība darba vietā. Lielākā daļa speciālistu sāk šo karjeru sākuma līmeņa amatā un uzņemas papildu pienākumus, pieaugot viņu zināšanām un prasmēm. Daži darba devēji var pieprasīt, lai jūs iegūtu divu vai četru gadu grādu, lai strādātu vadošā amatā. Citi var būt gatavi pieņemt profesionālo sertifikātu koledžas grāda vietā. Specializētas apmācības un sertifikācija ir pieejama no starptautiski atzītām organizācijām, piemēram, Knowledge Management Professional Society (KMPro) un Association for Information and Image Management (AIIM).
Lai kļūtu par dokumentu kontroles speciālistu, papildus oficiālajai izglītībai ir jābūt arī ļoti labām organizatoriskajām un lietvedības prasmēm. Šiem speciālistiem katru dienu ir jāorganizē un jāseko simtiem dokumentu izmantošanai. Lai gūtu panākumus šajā profesijā, jums ir jāspēj izveidot un pārvaldīt gan drukātās, gan elektroniskās kartotēkas. Šim darbam būs nepieciešamas arī teicamas datorprasmes un dažādu lietojumprogrammu pārzināšana. Vadības līmeņa amatiem parasti ir nepieciešamas labas komunikācijas un vadības prasmes, kā arī spēja apmācīt citus darbiniekus.
Pēc tam, kad esat kļuvis par dokumentu kontroles speciālistu, jūs varat atrast darbu vairākās dažādās organizācijās. Šie profesionāļi bieži tiek nodarbināti veselības aprūpes, tehnoloģiju un ražošanas jomā, kā arī būvniecības un tehnoloģiju nozarē. Dokumentu kontroles sistēmas izmanto arī valsts un izglītības iestādes, kā arī bankas un citi finanšu pakalpojumu uzņēmumi. Ja tradicionālā nodarbinātība nav pieejama, iespējams, varēsiet atrast darbu neatkarīgā dokumentu kontroles dienestā. Dažiem darba devējiem biomedicīnas vai juridiskās jomās var būt nepieciešama specializēta apmācība pirms pieņemšanas darbā.
Šie speciālisti parasti nodarbojas ar tādām darbībām kā dažādu drukātu un elektronisku dokumentu organizēšana un iesniegšana. Viņi pārliecinās, ka ir pieejama pašreizējā dokumenta versija, un seko līdzi tā atrašanās vietai un lietojumam. Šie speciālisti izmanto arī skenerus, lai izgatavotu papīra dokumentu elektroniskas kopijas un izveidotu kartotēkas glabāšanai un izguvei. Vadības līmeņa speciālistiem var būt nepieciešams izstrādāt un ieviest procedūras un politikas dokumentu koplietošanai un vadīt darbinieku apmācības nodarbības.