Ja jums ir jāraksta memorands, neuztraucieties, jo tas nav grūti. Memoranda pamatdaļas ir virsraksts, ziņojums vai pamatteksts, atsauces iniciāļi un apzīmējumi, ja nepieciešams. Piezīmes parasti izmanto uzņēmumā vai birojā, un oficiālās biznesa vēstules ir vēlamā ārējās saziņas metode.
Lai rakstītu memorandu, ņemiet vērā, ka tonis ir mazāk formāls nekā vēstules tonis. Vēstulēs lietotais sveiciens (Cienījamais…) un noslēgums (Ar cieņu…) piezīmē nav nepieciešams. Virsraksta apgabalā ir tās personas vārds, kas saņem memorandu, tēma, datums un sūtītāja vārds. Vecākais termins, kas tika izmantots tēmas rindiņai, bija Re:, kas norādīja “atsaucoties uz”. Piezīmes formāts ir bloka stila rindkopas ar tukšu rindiņu starp tām.
Parasti piezīmju sūtītāja iniciāļi virsrakstā blakus savam vārdam ir ar tinti. Šis solis drīzāk ir formalitāte, kas norāda, ka piezīmi patiešām sūta šī persona. To var izdarīt pirms kopiju izgatavošanas.
Ja piezīmi ierakstīja kāds cits, nevis sūtītājs, šīs personas iniciāļi bieži tiek iekļauti zem piezīmes pamatteksta vai ziņojuma. Apzīmējumu apgabalā, ja nepieciešams, ir iekļauts vārds “pielikums”. Rakstot piezīmi, termina pielikums vietā tiek lietots termins pielikums.
Atgādinājuma pamattekstā vai ziņojumā ir ietverta lietišķa, detalizēta informācija par piezīmes mērķi, veicamajām darbībām utt. Piezīmei parasti nav jāattiecas uz vairākām tēmām. Piezīme parasti vienmēr ir viena lappuse vai mazāk. Ja piezīmē ir jāiekļauj daudz informācijas, var būt noderīgi saraksti ar aizzīmēm.
Kas attiecas uz stilu, ja nepieciešams uzrakstīt memorandu, izmantojiet aktīvo, nevis pasīvo balsi un izmantojiet aktīvos darbības vārdus. Lai rakstītu memorandu, veidojot piezīmi, ņemiet vērā savu auditoriju. Rūpīgi izlasiet savu piezīmi un izņemiet nevajadzīgos vārdus.