Nav nepieciešams rakstīt testamenta vēstuli, lai darbotos kā personīgajam pārstāvim vai personīgajam mirušā mantojuma pārvaldniekam. Mantojuma vēstule ir testamenta tiesas izdots juridisks dokuments, kas personai dod tiesības kontrolēt un sadalīt mirušās personas īpašumus. Persona, kuru mirušais testamentā iecēlis par personīgo pārvaldnieku, vai persona, kas vēlas būt par mantojuma personīgo pārstāvi, ja testamenta nav, izmanto pieteikuma veidlapu, lai lūgtu testamenta tiesai izsniegt testamenta veidu. testamenta vēstuli, kas viņai ļauj to darīt.
Personu, kas testamentā nosaukta par mirušā mantojuma pārvaldību, sauc par personīgo administratoru vai “izpildītāju”. Viņa iesniedz mantojumu tiesā, lai saņemtu atļauju kontrolēt mantojuma īpašumus un tos izmaksāt saskaņā ar testamenta nosacījumiem. Pēc tam tiesa viņai izsniedz testamenta vēstuli, ko sauc par “testamenta vēstulēm”, kas apliecina viņas likumīgās pilnvaras.
Kad mirušā mirusi bez testamenta, par personīgo pārstāvi tiek saukta persona, kuru tiesa iecēlusi, saņemot viņas pieteikumu. Viņa no tiesas saņem testamenta vēstuli, ko sauc par “administrācijas vēstulēm”. Gan personīgie administratori, gan personīgie pārstāvji darbojas kā testamenta tiesas amatpersonas.
ASV testamenta vēstuļu un administrācijas vēstuļu pieteikumi ir pieejami vietējo apgabalu ierēdņu birojos vai no apgabaltiesu ierēdņiem. Daudzos novados veidlapas ir pieejamas internetā. Ar pieteikumu parasti ir jāmaksā par iesniegšanu. Pretendentiem var būt arī jāiesniedz obligācija. Dažos gadījumos tiesa pēc pieprasījuma var atteikties no ķīlas.
Pieteikumos testamenta vēstuļu saņemšanai ir nepieciešama privāta informācija par mirušo un jebkādi dokumenti par nāvi. Pieteikuma iesniedzējam būs jānorāda arī visu “mantinieku”, tuvāko radinieku vārdi, kā arī viņu vārdi un adreses. Visas personas, kas saskaņā ar testamentu ir noteiktas, lai saņemtu kaut ko, būtu jānorāda arī ar viņu vārdiem un adresēm. Personīgajam pārstāvim jāiekļauj visa informācija par mirušās personas vēlmi strādāt šajā amatā vai iemesliem, kāpēc viņa ir kvalificēta to darīt.
Kā daļu no viņas pienākumiem testamenta izpildītājam vai personiskajam pārstāvim, iespējams, būs jāsamaksā mantojuma parādi pirms jebkādu izmaksu veikšanas. Sarežģītos vai lielākos īpašumos viņa var vēlēties konsultēties ar advokātu. No mantojuma tā pārvaldīšanai var atņemt saprātīgas izmaksas un izdevumus.