Datu saglabāšana jau sen ir bijusi svarīga gandrīz jebkura veida uzņēmējdarbības labklājībai. Agrāk tas nozīmēja saglabāt papīra dokumentu arhīvus, kurus varēja izgūt, kad un pēc vajadzības, bieži glabājot šos ierakstus gadu desmitiem pirms to izmešanas. Mūsdienās elektroniskā datu saglabāšana ir atvieglojusi uzdevumu, kas ir laimīgs apstāklis, jo dokumentu saglabāšana ir svarīgāka nekā jebkad agrāk, ja uzņēmums vēlas aizsargāt savas un klientu intereses.
Ir vairāki dažādu veidu dokumenti, kas jāiekļauj jebkura veida datu saglabāšanas programmā. Visa elektroniskā saziņa, jo īpaši e-pasti un ar paroli aizsargāti faili un citi dokumenti, ir būtiski glabāšanas procesā. Līdzās elektroniskajai sarakstei jebkura veida līgumi, līgumi vai citi dokumenti, kas ietver uzņēmuma vai uzņēmuma juridiskas pretenzijas, ir jāsaglabā arī pēc tam, kad šie dokumenti tiek aizstāti ar jaunākām versijām. Tāpat kā agrāk, papīra dokumenti, piemēram, klientu rēķini un ieraksti, darbinieku pieteikumi un personāla datņu saturs, kā arī veselības aprūpes dati arī ir jāarhivē efektīvi.
Viens no svarīgākajiem iemesliem stabilas datu saglabāšanas programmas izveidei un uzturēšanai ir saistīts ar juridiskiem jautājumiem. Vienkārši sakot, jebkurš dokuments, kas ir saistīts ar uzņēmuma darbību, var saturēt informāciju, kas palīdzētu uzņēmumam tiesas prāvas gadījumā. Saglabātā dokumentācija ļauj vieglāk rekonstruēt attiecīgos notikumus un laika grafikus un pierādīt uzņēmuma amatpersonu apgalvojumus par to, ko viņi darīja un nedarīja konkrētajā juridiskajā jautājumā. Pieņemot, ka datu saglabāšanas programma ir rūpīga, efektīva dokumentu arhivēšana varētu ietaupīt uzņēmumam daudz laika un naudas, veicot jebkāda veida juridiskas darbības, tostarp jautājumus par nodokļiem, starpgadījumiem, kas saistīti ar darbiniekiem, vai līgumiem, kas noslēgti ar klientiem.
Līdzās informācijas sniegšanai, kas varētu būt ļoti svarīga juridiskas problēmas risināšanā, labi datu saglabāšanas paradumi piedāvā arī iespēju sniegt klientiem izcilu atbalstu. Spēja izsekot notikumiem, kas notikuši vairākus gadus iepriekš ar konkrētu klientu, var pavērt ceļu tādas problēmas risināšanai, kas šodien ir izvirzījusies priekšplānā, vai, iespējams, sniegt iedvesmu kādam jaunam produktam vai pakalpojumam, kas varētu būt pievilcīgs vairāk nekā vienam klientam. Iespēja apkopot atskaites no arhivētajiem datiem var dot iespēju noteikt tendences un rosināt idejas, kas citādi nekad nebūtu bijušas redzamas. No šī viedokļa datu saglabāšana ir ne tikai pagātnes ieraksta izveide un uzturēšana, bet arī tāda resursa izveide, kas var palīdzēt uzlabot uzņēmuma perspektīvas nākotnē.
SmartAsset.