Uzņēmumi bieži izvēlas izmantot transkripcijas pakalpojumus, lai sagatavotu rakstiskus svarīgu sanāksmju stenogrammas. Ir vairāki faktori, kas var ietekmēt šāda veida pakalpojuma izmantošanas izmaksas, tostarp sapulces ilgums, atšifrējumam nepieciešamais formāts un laika posms, kurā stenogramma jāpabeidz un jāiesniedz. Tā kā transkripcijas cenas dažādiem pakalpojumu sniedzējiem nedaudz atšķirsies, bieži vien ir ideāls variants iegūt piedāvājumus no vairākiem dažādiem pakalpojumiem un salīdzināt iespēju klāstu un maksājumu nosacījumus pirms norēķināšanās ar vienu pakalpojumu sniedzēju.
Viens no pirmajiem apsvērumiem, kas jāņem vērā, nosakot transkripcijas cenas, ir pašas sanāksmes ilgums. Šiem pakalpojumu veidiem tiek izmantotas vairākas tarifu struktūras. Daži pakalpojumu sniedzēji izmanto formātu, kurā tiek pieprasīta vienota likme par minūti, pamatojoties uz sapulces faktisko ilgumu, savukārt citi var iekasēt fiksētu maksu par pirmajām 30 minūtēm līdz stundai un pēc tam piemērot citu tarifu struktūru visam atlikušajam laikam. Tas nozīmē, ka klientiem ir jāvelta laiks, lai aprēķinātu aptuvenās izmaksas, pamatojoties uz pašas sapulces ilgumu, izmantojot jebkuru formulu, ko nodrošina transkripcijas autors.
Vēl viens svarīgs apsvērums saistībā ar transkripcijas cenu noteikšanu ir formāts, kādā transkripcija tiks piegādāta. Mūsdienās nav nekas neparasts, ka tiek sagatavota elektroniska kopija, izmantojot vienu no vairākām dažādām teksta apstrādes formāta izvēlēm. Dokumentu var viegli nosūtīt klientam pa e-pastu, vai arī to var augšupielādēt drošā vietnē, kur klients var viegli izgūt atšifrējumu. Papildu maksa var tikt piemērota, ja klients pieprasa, lai aizpildītais atšifrējums tiktu ielādēts CD-R un viena vai vairākas kopijas tiek nosūtītas pa pastu dažādām kontaktpersonām klienta organizācijā. Parasti katram šim nolūkam izveidotajam CDR ir jāmaksā ar sagatavošanu, nosūtīšanu un apstrādi.
Citas problēmas var ietekmēt arī transkripcijas cenu. Pieprasot prioritāru stenogrammas apstrādi, kurā klients vēlas, lai atšifrējums tiktu pabeigts un atgriezts īsākā laika periodā, iespējams, tiks iekasēta noteikta veida papildu maksa. Neparastas grūtības, kas apgrūtina pārrakstīšanas procesu, piemēram, nekvalitatīvs sapulces audioieraksts, var nozīmēt arī papildu maksas aprēķinu. Lielākā daļa pakalpojumu sniedzēju iekļaus sarakstu ar papildu transkripcijas cenām dažādiem pakalpojumiem un pieprasījumiem, kas nav iekļauti darba pamata cenā. Šo papildu izmaksu pārskatīšana un šo papildu izmaksu ieskaitīšana ļaus daudz vieglāk salīdzināt dažādu pakalpojumu kopējās izmaksas un ļaus klientam izvēlēties visrentablāko.
SmartAsset.