Debitoru parādi ir grāmatvedības darbība, kas ietver rēķinu saņemšanu un rēķinu apmaksu. Debitoru lietojumprogrammas ir automatizēti rīki, kas ļauj uzņēmumam izmantot datortehnoloģiju, lai no šī procesa noņemtu dažas manuālas darbības. Dažādu veidu lietojumprogrammas ietver elektronisku rēķinu saņemšanu, vairākas rēķinu paketes daudziem piegādātājiem un elektroniskos čekus un maksājumu grāmatošanu piegādātāju kontu pabeigšanai. Vairumā gadījumu debitoru lietojumprogrammas ir visaptverošas, kas nozīmē, ka viena programmatūras pakotne apstrādā visus šos uzdevumus. Moduļu programmatūras pakotnes ļauj uzņēmumiem pievienot tikai debitoru moduli esošajai programmatūrai, lai pabeigtu šīs funkcijas.
Rēķini parasti ir viens dokuments, kas apstiprina darījumu, piemēram, preču vai pakalpojumu iegādi. Tā vietā, lai saņemtu papīra rēķinus pa pastu, debitoru programmatūras lietojumprogrammas var nodrošināt šādu dokumentu elektronisku pārsūtīšanu un saņemšanu. Piemēram, lejupielādējot failu no pārdevēja vietnes tieši debitoru programmatūrā, personas var pārskatīt dokumentus un līdzsvarot kontus, izmantojot programmatūras pakotni. Arī elektroniskie paziņojumi var darboties līdzīgā veidā, tas ir, tos var lejupielādēt no vietnes. Tas ietaupa papīru un novērš svarīgu grāmatvedības dokumentu zudumu.
Dažiem uzņēmumiem ir tikai daži pārdevēji vai piegādātāji, no kuriem tie pērk preces un pakalpojumus. Tāpēc debitoru lietojumprogrammām ir līdzekļi, kas ļauj izmantot vairākus piegādātāja kontu numurus un kontus. Var būt nepieciešami arī vairāki debitoru konti, lai grupētu pārdevējus pēc veida vai piedāvātajām precēm vai pakalpojumiem. Debitoru programmatūras lietojumprogrammas var piedāvāt plašu pārdevēju un citu preču klasificēšanas un pārvaldības opciju sadalījumu. Daudzu veidu programmatūras pakotnes ļauj pielāgot sistēmu, ko izmanto debitoru parādu pārvaldībai.
Vēl viens elektroniskās grāmatvedības mērķis ir datoru un programmatūras izmantošana, lai novērstu noteiktus manuālus uzdevumus, piemēram, čeku rakstīšanu un kontu līdzsvarošanu. Piemēram, kad uzņēmums pabeidz savus debitoru parādus par noteiktu periodu, ir nepieciešami čeki, kas jānosūta maksājumam, un konti ir jādzēš, lai atpazītu maksājumus. Debitoru programmatūras pakotnes parasti ļauj drukāt čekus, izmantojot datoru; pēc izdrukāšanas sistēma arī grāmato čeku maksājumus elektroniski un pabeidz maksājumus. Šajā brīdī grāmatvežiem vienkārši ir jāpārskata konti, jāpārliecinās, vai tie pēc vajadzības līdzsvaroti un nav kļūdu. Tas nodrošina vēl vienu šīs programmatūras ieguvumu: elektroniskās atskaites, kas palīdz līdzsvarot debitoru kontus virsgrāmatā.