Pirkšanas pasūtījumi kalpo preču vai pakalpojumu pirkšanas pilnvarošanai no dažādiem pārdevējiem. Dažādu izmēru un veidu pirkumiem tiek izmantotas dažādas pirkuma pasūtījuma veidlapas. Šīs veidlapas ietver pirkuma pieprasījumus vai pieprasījumus, parastos pirkšanas pasūtījumus, pastāvīgos pirkšanas pasūtījumus, vispārīgos pirkšanas pasūtījumus, pakalpojumu līgumus un izmaiņu pasūtījumus.
Parastā pirkuma pasūtījuma procesā, ja uzņēmuma struktūrvienībai ir jāveic pirkums, tā sagatavo pirkuma pasūtījuma pieprasījumu vai pieprasījumu, kurā sīki aprakstītas vēlamās preces, daudzums, vienības izmaksas, kad preces ir nepieciešamas, un vēlamo pārdevēju, ja tāds ir. Biznesa vienība iesniedz pieprasījumu vadītājam, kurš ir pilnvarots apstiprināt pirkumu, vai iepirkumu nodaļai apstiprināšanai. Ja pirkuma pasūtījums ir paredzēts lielam pirkumam vai lielai naudas summai, pirms tā pabeigšanas var būt nepieciešams vairāk nekā viens apstiprinājuma līmenis.
Iepirkumu nodaļa izskata pieprasījumu un izvēlas labāko materiālu vai pakalpojumu piegādātāju. Pēc pieprasījuma apstiprināšanas tiek izdots pirkuma pasūtījums un tam tiek piešķirts numurs, un šis numurs tiek norādīts visā sarakstē saistībā ar šo pasūtījumu, veicot piegādi un maksājumu. Pirkuma pasūtījuma veidlapas var būt elektroniskas vai drukātas. Pirkuma pasūtījuma veidlapas izskats nav svarīgs; tā ir informācija par to, kas nosaka vienošanos starp pārdevēju un pircēju.
Pastāvīgās pirkuma pasūtījuma veidlapas tiek izmantotas, ja uzņēmumam regulāri jāpiegādā identisks materiāla daudzums, piemēram, ikmēneša sūtījums. Pastāvīgais pirkšanas pasūtījums apstiprina piegādes intervālu un preces cenu, kā arī norāda laiku, cik ilgi pastāvīgais pasūtījums būs spēkā. Pastāvīgo pirkuma pasūtījumu var izmantot arī aprīkojuma vai apkopes nomas līgumiem, kas turpināsies noteiktā laika posmā.
Aptuvenās pirkuma pasūtījuma veidlapas tiek izmantotas, lai segtu parasto mazvērtīgu preču iegādi nelielā daudzumā. Piemēram, birojam var būt vispārējs pirkuma pasūtījums papīra, tintes un tonera izejmateriālu iegādei kopēšanas un drukāšanas funkcijām. Vispārējais pasūtījums parasti ierobežo to preču veidus, kuras var iegādāties, un nosaka individuālā pasūtījuma limitu un kopējās vērtības ierobežojumu, kā arī derīguma termiņu.
Līguma pirkuma pasūtījuma veidlapas parasti izmanto, lai segtu darbu, kas nepieciešams projekta pabeigšanai. Tajos precīzi norādīts, kādi darbi tiks veikti un kādā grafikā. Līgumā noteiktā pirkuma pasūtījumā var būt paredzēti starpposma maksājumi, kad projekts sasniedz noteiktus atskaites punktus. Ja projekta gaitā radīsies nepieciešamība mainīt prasības, var tikt izdots izmaiņu rīkojums. Izmaiņu pasūtījumā ir precīzi norādīts, kuras specifikācijas ir mainītas un ir iekļautas sākotnējā pirkuma pasūtījumā.
Uzņēmuma prasības var pieprasīt piedāvājumu par visiem pirkumiem, kas maksās vairāk par noteiktu naudas summu vai kas saistīti ar noteikta veida precēm vai pakalpojumiem. Šādā gadījumā iepirkumu nodaļa pieprasīs piedāvājumus. Pēc piedāvājumu saņemšanas un izskatīšanas iepirkumu nodaļa piešķirs iepirkuma pasūtījumu veiksmīgajam pretendentam.
SmartAsset.