Biznesa procesa dokumentācija ir process, kurā tiek izveidots rakstisks ieraksts par darbībām, kas saistītas ar konkrētu biznesa procesu vai procedūru. Šāda dokumentācija palīdz standartizēt procedūras un izveidot labāko praksi. Padomi skaidru, efektīvu procesa dokumentu izveidei ietver viegli saprotamas valodas lietošanu, dokumentācijas pārskatīšanu vairākām pusēm un detalizētu dokumentu un vienkāršotu apkrāpšanas lapu rakstīšanu.
Daudzi uzņēmumi mācību nolūkos veido biznesa procesu dokumentāciju. Tas nozīmē, ka dokumentus lasīs daudzi cilvēki, kuriem var būt ļoti atšķirīgs izpratnes līmenis. Lai nodrošinātu maksimālu efektivitāti, procesa dokumentiem jābūt viegli saprotamiem ikvienam, kas tos varētu izmantot.
Eksperti bieži iesaka rakstīt šādus dokumentus, izmantojot valodu, kas ir līdzvērtīga devītās klases lasīšanas līmenim. Rakstniekiem arī jāizvairās no tehniskā vai nozares žargona lietošanas. Ja ir jāizmanto akronīmi vai nozares termini, tie vispirms ir skaidri jādefinē. Veidojot biznesa procesu dokumentāciju, ir arī prātīgi iekļaut definīciju sarakstu.
Lai gan biznesa procesu dokumentāciju bieži aizpilda persona, kas ir kvalificēta šādu dokumentu izstrādē, ir svarīgi, lai citi izskatītu dokumentus, pirms tie tiek nodoti kopējai lietošanai. Ja persona, kas raksta dokumentāciju, nav dokumentējamā procesa eksperts, šādam ekspertam ir jāveic pārbaude, lai pārliecinātos, ka saturs ir tehniski pareizs. Dokumenti ir jāpārskata arī vismaz vienai personai, kas pilnībā nepārzina šo procesu, lai varētu identificēt visus neskaidros norādījumus vai trūkstošās darbības.
Detalizēti dokumenti ir būtiska biznesa procesu dokumentācijas sastāvdaļa. Dokumenti izskaidro visas procesa darbības, kā arī var sniegt papildu informāciju, piemēram, programmatūras prasības, juridiskos ierobežojumus un dažādu darbību kontaktinformāciju. Lai gan dokumenti ir būtiski, lai pilnībā izskaidrotu procesu, tie var būt pārāk gari vai apjomīgi, lai tos varētu izmantot ikdienā.
Šīs problēmas risinājums ir izveidot apkrāptu lapu, kurā aplūkotas tikai vissvarīgākās darbības un kas kalpo kā atgādinājums, kad ir izlasīta visa procesa dokumentācija. Šīm krāpšanās lapām vajadzētu nodrošināt vienkāršu veidu, kā atrast pamatinformāciju par katru darbību. Var būt prātīgi norādīt lappuses vai nodaļas numuru, kur informācija ir atrodama pilnajā dokumentācijā, lai lasītājam būtu atsauce, ja viņam nepieciešama papildu informācija. Šādas lapas bieži tiek parādītas kā plūsmas diagrammas vai kontūras.
SmartAsset.