Elektronisko ierakstu saglabāšana ir nekas cits kā sistēmas izveide svarīgu datu dublēšanai darba vietā, un labā ziņa ir tā, ka lielu daļu no tā var paveikt automātiski, pareizi iestatot. Tomēr daudzi uzņēmumi pieļauj kļūdu, dublējot savus vērtīgos dokumentus vairākos serveros, kas var radīt simtiem vai pat tūkstošiem dublētu failu, kas aizņem vietu un galu galā palēnina servera darbību. To pašu var teikt par tradicionālajām dublējumkopijām, piemēram, papīriem un kompaktdiskiem — nav nekādas jēgas glabāt atkārtotas dublējumkopijas, tiklīdz ir ieviesta droša elektronisko ierakstu saglabāšanas sistēma. Lai izveidotu šādu sistēmu, parasti tiek meklēts profesionālis ar interneta tehnoloģiju pieredzi, un, tā kā tiešsaistes dublēšana parasti ir daļa no elektronisko ierakstu saglabāšanas pakotnes, informācija ir jāaizsargā uz visiem laikiem.
Pirms elektronisko ierakstu saglabāšanas programmas ieviešanas lietotājiem ir svarīgi apsvērt, kas tieši ir jāuzglabā vairākās vietās. Piemēram, biznesa faili, kuriem dienas laikā piekļūst daudzi darbinieki, ir jāsaglabā katrā atsevišķā datorsistēmā, bet faili, kas attiecas uz bijušajiem klientiem vai nodokļu informācija, ir droši jāglabā lieldatorā, jo šāda veida faili ir reti nepieciešami. Vēl viena svarīga elektronisko ierakstu saglabāšanas programmas funkcija ir iespēja pēc noteikta laika iztīrīt nevajadzīgos failus, lai kopējais tīkls būtu pēc iespējas bez traucējumiem. Šie uzdevumi ne tikai palīdz racionalizēt informācijas izplatīšanas ātrumu visā darba vietā, bet arī nosaka standartus, kas katram darbiniekam jāievēro, strādājot ar uzņēmuma datiem.
Vēl viens būtisks elektronisko ierakstu saglabāšanas aspekts ir automātiskas dublēšanas ieviešana, kas notiek regulāri, un šo uzdevumu var iestatīt tā, lai tas tiktu izpildīts katru nedēļu, katru dienu vai pat pa minūtēm, ja nepieciešams. Daudzas korporācijas ne tikai ievieto failus centralizētā serverī, bet arī ievieš dublējumus uz ārējiem diskdziņiem, attāliem diskdziņiem vai kompaktdisku (CD), lai nodrošinātu, ka dati vienmēr atrodas divās atsevišķās, neatkarīgās vietās. Lai gan daudziem šis process šķiet nevajadzīgs, elektriskās ķēdes pārslodze var efektīvi izdzēst katru uzņēmuma cieto disku. Tiešsaistes dublēšana ir kļuvusi īpaši populāra, jo dati tiek glabāti citā ģeogrāfiskā reģionā, tāpēc pat tad, ja katastrofāls notikums, piemēram, viesuļvētra vai viesuļvētra, iznīcina katru aparatūras daļu, uzņēmuma informācija joprojām būtu droša.
Vēl viens gudrs elektronisko ierakstu saglabāšanas aspekts ir fiziski pārbaudīt, vai dublējumkopijas patiešām ir notikušas, jo kaut kas tik vienkāršs kā bojāts Ethernet vads var novērst informācijas pareizu saglabāšanu. Daudzi uzņēmumi kļūdaini pieņem, ka automātiskā dublēšana ir imūna pret neveiksmēm, taču tas tā vienkārši nav. Personām vienmēr ir jāpārbauda, vai dati ir pareizi dublēti vismaz reizi mēnesī vai ikreiz, kad tiek ieviests jauns fails vai programma.
SmartAsset.