Labākie padomi pasākumu vadīšanai ir uzdevumu deleģēšana, piemērotas norises vietas izvēle, negaidītu notikumu plānošana un svarīgāko cilvēku apkalpošana. Atkarībā no pasākuma lieluma pasākuma vadītājam var būt nepieciešama palīdzība, lai samazinātu kļūdu iespējamību. Pareizas norises vietas izvēle ir ļoti svarīga, jo dažas no lielākajām problēmām, no kurām var izvairīties, ir saistītas ar norises vietu. Pasākumu vadītājiem vajadzētu arī izstrādāt ārkārtas rīcības plānus un iepriekš pārbaudīt visu aprīkojumu. Par galvenajiem cilvēkiem, piemēram, runātājiem, izklaidētājiem un izpildītājiem, ir jāatskaitās un jārūpējas, lai izvairītos no grafika traucējumiem.
Uzdevumu deleģēšana ir veiksmīgas notikumu pārvaldības atslēga, jo tā palīdz nodrošināt, ka tiek aptverti visi pasākuma aspekti. Pasākumu vadītājiem ir jābūt apmācītai komandai, kas pārbaudīs, vai viss ir ņemts vērā, un ir pieejams, lai risinātu iespējamās problēmas. Mazākiem pasākumiem pasākuma vadības komandas vietā var būt praktiskāk izmantot palīgu.
Norises vietas izvēle ir lēmums, kas var izraisīt vai pārtraukt notikumu. Ja klientam vēl nav paredzēta vieta, pasākuma vadītājam būs precīzi jānoskaidro, ko klients sagaida, cik cilvēku vajadzētu uzņemt un vai ir kādi īpaši apsvērumi. Piemēram, darbnīcai var būt nepieciešams vairāk vietas, jo ir nepieciešams galds un krēsli, savukārt uzstāšanās pasākums var notikt mazākā vietā. Daži īpaši apsvērumi, kas var būt jāņem vērā, ir zonas, kur pasniegt ēdienu, piekļuve invalīdiem, īpaša deju telpa, zonas izklaidētājiem un drošības līdzekļi specefektiem, piemēram, uguņošanas ierīcēm.
Ārkārtas rīcības plāni ir jāizstrādā visam, kas var noiet greizi, piemēram, aprīkojuma kļūmēm, vēlu skaļruņiem un sliktiem laikapstākļiem. Plāna izveide katrai iespējamai kļūmei var palīdzēt pasākuma vadītājam saglabāt mieru, saskaroties ar problēmu. Krīzes gadījumā rezerves kopijas jau būs izveidotas un iespējas būs viegli pieejamas.
Ēdināšana galvenajām personām ir svarīga, lai izvairītos no kavēšanās vai atcelšanas. Tas var nozīmēt runātāju vai izklaidētāju paņemšanu no lidostas, pārliecinoties, ka viņu apmešanās vieta ir ērta, par viņiem jāuzskaita pasākuma dienā un jānodrošina, ka visas viņu vajadzības ir apmierinātas un viņi ir apmierināti. Runātāju vai izklaidētāju vajadzību apmierināšana palīdzēs viņiem ātrāk nokļūt un būt garīgāk sagatavotiem pasākumam.
SmartAsset.