Bez labas pirkuma pasūtījumu izsekošanas sistēmas būtu grūti saglabāt kontroli pār krājumiem, kā arī produktu izmaksām. Pirkuma pasūtījumus var nosūtīt pa pastu, faksu, e-pastu vai vienkārši piezvanīt pārdevējam. Pastāv elektroniski pirkuma pasūtījumi, parasti starp uzņēmumiem, kā arī vienreizējās lietošanas veidlapas, piemēram, tās, kuras izmanto mazumtirdzniecības veikalos. Daži uzņēmumi izmanto vispārējo pirkuma pasūtījumu, lai izsekotu pirkumiem, kas veikti noteiktām produktu kategorijām. Pirkšanas pasūtījumu izsekošanas sistēma neatkarīgi no tās formāta ir jāveido tā, lai sniegtu uzņēmumam visvairāk informācijas, lai tas varētu pieņemt labus pirkuma lēmumus.
Pirkšanas pasūtījums ir komerciāls dokuments, ko iepirkšanas uzņēmums nosūta pārdošanas uzņēmumam, kurā norādīti produkti, daudzums un cena. Tā ir vienošanās un likumīgs piedāvājums iegādāties preces un/vai pakalpojumus. Pirkuma pasūtījumu izsekošana ir svarīga uzņēmuma iekšējai kontrolei.
Pirkuma pasūtījuma veidlapā ir jānorāda nepieciešamais pasūtījuma datums un datums, piegādes veids un pārdevēja nosaukums un adrese. Tajā jānorāda arī pasūtītā prece, katras preces izmaksas un kopējā cena. Vajadzības gadījumā jāiekļauj arī pārdošanas nodoklis. Dažos uzņēmumos pirkuma pasūtījuma veidlapu elektroniskā ģenerēšana var būt saistīta arī ar krājumiem, lai saglabātu pieejamā produkta līdzsvaru.
Vispirms uzņēmumam ir jāzina, kas ir pasūtīts. Šīs informācijas trūkuma dēļ uzņēmumam var būt pārāk maz krājumu un tas nespēs apmierināt savu klientu pieprasījumu vai pārāk daudz krājumu, kas tērē vietu un samazina naudas plūsmu. Laba pirkuma pasūtījumu izsekošanas sistēma ļaus uzņēmumam uzreiz apskatīt pasūtīto un izsekot pasūtījumu statusam.
Uzņēmums, kas izmanto pirkuma pasūtījumu izsekošanas sistēmu, samazina arī darbinieku krāpšanas iespēju. Piemēram, ir svarīgi, lai katram pirkuma pasūtījumam būtu iepriekš piešķirts numurs. Tas novērš iespēju, ka darbinieks pasūta preces no pārdevēja un izmantos produktus personīgam labumam.
Bieži vien uzņēmums izmanto automatizētu sistēmu pirkšanas pasūtījumu veidošanai un izsekošanai. Tādā veidā uzņēmums var uzturēt produktu katalogu, ko var sakārtot pēc pārdevēja, produkta un cenas. Turklāt sistēma izveidos datu bāzi, lai saglabātu inventāra sarakstu un pastāvīgi atjauninātu šo sarakstu. Ir pieejama programmatūra, kas izveidos pirkuma pasūtījuma veidlapu, sekos līdzi nenokārtotajiem un izpildītajiem pirkuma pasūtījumiem un pat analizēs pirkšanas tendences, lai palīdzētu sarunās par cenu ar pārdevējiem.
Pirkšanas pasūtījumu izsekošanas sistēma centralizē iepirkšanos, kas ļauj izvairīties no dublēšanās. Elektroniskā sistēma nodrošinās arī pārdevēju datu bāzi un ļaus pirkšanas pasūtījumus nosūtīt pa e-pastu, lai novērstu lieko papīra darbu. Pirkuma pasūtījumu vadība ļauj uzņēmumam kontrolēt savus pirkumus un ierobežot zādzību iespējas.
SmartAsset.