Daudzos birojos un tiesas zālēs informācijas speciālisti izmanto diktofona pārrakstītājus, lai ierakstītu un apstrādātu runātos vārdus dažādu notikumu dokumentēšanas nolūkos. Diktofoni ir bijuši pieejami kopš 1900. gs. gadu sākuma, un tie ir bijuši biznesa, juridisko un veselības aprūpes speciālistu galdi kā svarīgs informācijas pārvaldības rīks. Transkripcijas aprīkojumu visbiežāk izmanto ārsti, sekretāri un tiesas ierakstītāji, taču to izmanto arī rakstnieki, skolotāji un citi profesionāļi, lai ierakstītu un apstrādātu runātās piezīmes.
Lai gan amerikāņu izgudrotājam Tomasam Edisonam bija izšķiroša loma tā izgudrošanā, pirmie diktofonu pārrakstītāji patērētājiem nebija oficiāli pieejami līdz 1907. gadam, kad nosaukumu “Diktafons” apzīmēja Columbia Graphophone Company. Šī agrīnā versija ļāva lietotājiem ierakstīt savu balsi uz vaska cilindriem, kurus varēja atskaņot vēlākai klausīšanai. Šo primitīvo ierīci bieži izmantoja, lai ierakstītu tā laika politisko un pilsonisko līderu lieliskas runas.
1950. gados tehnoloģiju sasniegumu dēļ diktofona transkribētājs tika pārveidots par mazāku galddatoru, kurā kā ierakstīšanas materiāls tika izmantota magnētiskās rezonanses lente. Mūsdienu diktofona transkribētāji var būt tikpat mazi kā pildspalva, un tiem ir divi veidi: kasešu lente vai digitālā balss krātuve. Turklāt daudzi transkribētāji tagad ir integrēti ar tālruņu un datoru programmatūras iespējotām sistēmām, kas rada drošāku vidi liela apjoma informācijas glabāšanai.
Diktofona pārrakstītāji ir atrodami daudzos birojos, jo tie ļauj lietotājiem viegli ierakstīt savas izrunātās piezīmes vēlākai uzziņai. Lai gan daži diktofona lietotāji izvēlas saglabāt savus ierakstus balss ieraksta formātā, daudzi citi izmanto transkripcijas pakalpojumu, lai slēptu runāto ierakstu rakstītā tekstā. Visbiežāk šo pienākumu veic biroja sekretārs, advokāta palīgs vai profesionāls transkripcijas speciālists, kurš visi ir prasmīgi klausīties un ierakstīt piezīmes nozarei specifiskos rakstiskos formātos.
Diktofona pārrakstītāja praktiskā izmantošana ietver lietu piezīmju ierakstīšanu tiesvedībā, ārstu sagatavotus medicīnisko pārbaužu ziņojumus un publisko un korporatīvo sanāksmju ierakstīšanu. Turklāt daudzi profesionāļi, piemēram, rakstnieki, skolotāji un publiski runātāji, izmanto transkribētājus, lai ierakstītu piezīmes, kuras vēlāk tiek tulkotas rakstiskos darbos, piemēram, ziņojumos un grāmatās. Transkribētājus bieži izmanto arī skolēni, kuri stundās vēlas izvairīties no piezīmju veikšanas.
Pieaugot balss atpazīšanas tehnoloģijai un mobilajām ierīcēm, kurās ir iekļautas balss ierakstīšanas lietojumprogrammas, tradicionālais diktāta pārrakstītājs var kļūt par pagātni. Tomēr, kamēr vien ir informācija, kas jāveido un jāuzglabā, transkripcija, visticamāk, arī turpmāk būs vērtīgs uzņēmējdarbības aspekts pasaulē. Transkripcija kopumā tiks pārvaldīta ar efektīvākām un drošākām metodēm, nekā to spēj nodrošināt vecmodīgas diktēšanas iekārtas.