Grāmatvedības uzskaite ir dokumenti un palīgmateriāli, ko privātpersonas un uzņēmumi izmanto, sagatavojot finanšu pārskatus, nodokļu dokumentus un tā tālāk. Saskaņā ar likumu uzņēmumiem šāda uzskaite ir jāglabā noteiktu laiku, bieži vien septiņus gadus, lai tie būtu pieejami pārbaudei un revīzijai. Uzņēmumi, kas tiek tirgoti publiski, var tikt pakļauti regulatīvo aģentūru izlases veida pārbaudēm, un šīs pārbaudes ietver grāmatvedības ierakstu precizitātes un pilnīguma pārbaudi.
Šie ieraksti var būt elektroniski, papīra dokumenti vai abu veidu kombinācija. Tajos ietilpst visa dokumentācija, kas saistīta ar finanšu darījumiem, sākot ar algu uzskaiti un beidzot ar kases aparātu izdrukām dienas beigās. Grāmatvedības uzskaitē tiek iekļauti arī banku izraksti, kā arī līdzīgi paziņojumi par ieguldījumiem. Grāmatvedības virsgrāmatas tiek uzskatītas arī par grāmatvedības ierakstiem. Būtībā, ja tajā ir ieraksts, kas attiecas uz uzņēmuma finanšu darbību, tas ir grāmatvedības ieraksts.
Uzņēmumiem ir jāuztur šī dokumentācija labā darba kārtībā. Grāmatveži un atbalsta personāls parasti uzrauga šādu uzskaiti un izmanto dokumentus, sagatavojot tādas lietas kā izziņas investoriem un nodokļu deklarācijas. Ja uzskaite nav pilnīga, uzņēmuma sagatavotie finanšu pārskati būs neprecīzi, un tas var būt par pamatu juridiskiem un finansiāliem sodiem.
Uzturot, apstrādājot un izmantojot grāmatvedības ierakstus, ir jāievēro procedūras, kas pazīstamas kā vispārpieņemtie grāmatvedības principi (GAAP). Šīs procedūras standartizē grāmatvedības pamatuzdevumus, lai nodrošinātu, ka tos vienādi veic visi grāmatveži visur, izslēdzot iespēju izmantot tā saukto “radošo grāmatvedību”, lai slēptu zaudējumus un citādi nepareizi norādītu finanšu faktus personiskā labuma gūšanai.
Kad tiek pasūtīts audits, visi grāmatvedības ieraksti tiek pieprasīti pārskatīšanai. Revidenti pārbaudīs materiālu un ņem vērā visus trūkstošos materiālus, mulsinošus ierakstus vai nepareizi uzturētus ierakstus. Visa šī informācija tiek izsvērta, izstrādājot revīzijas atzinumu. Regulatori, kurus interesē finanšu prakse, var pārskatīt revīzijas rezultātus, lai apkopotu informāciju. Šo informāciju var izmantot, lai ierosinātu kriminālvajāšanu pret uzņēmumiem, kas tiek turēti aizdomās par krāpniecisku grāmatvedības praksi, vai lai atbrīvotu uzņēmumus, kuriem tiek izvirzītas šādas apsūdzības.
Personām parasti tiek ieteikts saglabāt grāmatvedības ierakstus, jo nodokļu iestādes tos var pārbaudīt. Ja cilvēkiem nav ierakstu, lai pamatotu prasības par viņu nodokļiem, viņiem var tikt piemērots sods. Vismaz viņu nodokļu saistības var tikt koriģētas, liekot viņiem maksāt vairāk nodokļos. Ja viņu uzskaite šķiet krāpnieciska, nevis vienkārši pavirši glabāta, viņiem var tikt piemērots juridisks sods.