Kopumā izmaksu elements ir tikai faktors kāda procesa izmaksās. Piemēram, materiālu vai aprīkojuma uzglabāšanas izmaksas varētu būt izmaksu elements vispārējā ražošanā. Tomēr izmaksu elements dažādiem cilvēkiem var nozīmēt dažādas lietas. Grāmatvedības laukā izmaksu elementam ir īpašs lietojums dažādos grāmatvedības modeļos.
Grāmatveži dažreiz izmanto frāzi “izmaksu elements”, lai atsauktos uz konkrētu “funkciju” kādā procesā. Šajā gadījumā izmaksu elementu apskate palīdz kontrolēt izmaksas un ziņot par tām. Šis ir vispārējs termina lietojums.
Citās situācijās izmaksu elements var būt daļa no tā sauktajām darbības izmaksām. Uz darbību balstītā izmaksu aprēķināšana pieņem, ka ražošanai ir nepieciešamas darbības un ka darbības rada izmaksas. Šajā modelī grāmatveži atsaucas uz izmaksu elementiem kā daļu no tā, kā darbības rada izmaksas biznesa sistēmā.
Uz darbību balstīta izmaksu aprēķināšana aizstāj vienkāršāku uz darbu balstītu izmaksu aprēķināšanas sistēmu vai vienkāršu “ražošanas nosacījumu” izmaksu aprēķināšanu. Tradicionālā sistēma var izmantot noteiktu izmaksu kopumu materiāliem, darbaspēkam utt., un aplūkot šo izmaksu kopumu pretstatā ražošanas apjomam. Uz darbību balstītajā izmaksu aprēķināšanā tas ir nedaudz savādāk. Grāmatveži identificē darbības un aplūko, kā konkrētām procesa daļām ir sava cenu zīme.
Darbību veidi, ko grāmatveži aplūko uz darbību balstītā izmaksu aprēķināšanā, ir tikpat dažādi kā vispārējā biznesa plāna kopējās iniciatīvas. Daudzos uzņēmumos ražošana nav vienkāršs process. Ir klientu apkalpošana, noliktavas, materiālu iegāde, reklāma un daudz kas cits. Visām šīm lietām parasti ir vajadzīgas savas nodaļas vai vadības struktūras. Tas ir daļa no tā, kāpēc uz darbību balstīta izmaksu aprēķināšana ir tik populāra.
Daļa no izmaksu aprēķināšanas, kas balstīta uz darbību, var ietvert arī dažādu uzņēmējdarbības telpu izmaksu apskati. Ja uzņēmumam ir vairākas atrašanās vietas, katras atrašanās vietas izmaksu atzīmēšana var parādīt grāmatvežiem un uzņēmumu vadītājiem vairāk par to, kura uzņēmuma daļa ir visdārgākā. Tajā visā izmaksu elementi veido “detektīvu darbu”, ko grāmatveži veic, lai analizētu darbības, kas uzņēmumam maksā naudu.
Inovatīva grāmatvedība ar izmaksu elementiem ir daļa no jaunas uzņēmējdarbības stratēģijas. Daudzus no šiem uzdevumiem var veikt, izmantojot sarežģītu programmatūru. Vispārēja “programmatūras arhitektūra” palīdz cilvēku uzņēmumu vadītājiem pārvaldīt visu sarežģīto datu apstrādi, kas notiek gandrīz jebkura veida uzņēmējdarbībā. Tā kā programmatūra un citi rīki padara plašāku analīzi pieejamāku, grāmatvedība var kļūt arvien sarežģītāka un izsmalcinātāka. Līdz ar to biznesa pasaule mācās izmantot plašāku metriku kopumu, lai aplūkotu izmaksas un ieņēmumus.