Korporatīvais pirkuma pasūtījums (PO) ir dokuments, ko korporācija nosūta produktu vai pakalpojumu pārdevējam. Tajā ir precīzi norādīts, kas tiek iegādāts un par kādu cenu. Pēc tam, kad pārdevējs saņem un pieņem pirkuma pasūtījumu, tas darbojas kā līgums starp korporāciju un pārdevēju. Korporatīvie pirkuma pasūtījumi abām pusēm skaidri norāda, kas ir sagaidāms un cik tas maksās.
Pirkuma pasūtījumi pārsniedz tikai pasūtījumu veikšanas metodes. Lielākajā daļā uzņēmumu pirkšanas pasūtījums ir pirmais solis grāmatvedības procesā. Pirkuma pasūtījuma izsniegšanu parasti veic grāmatvedības nodaļa un izveidos kreditoru parādu ierakstu. Tas arī izveido izsekošanas ierīci neapmaksātiem pasūtījumiem. Korporācijās, kas katru mēnesi veic simtiem vai tūkstošiem pirkumu, tas kļūst par neaizstājamu izsekošanas mehānismu.
No pārdevēja viedokļa korporatīvais pirkuma pasūtījums nodrošina skaidrību un uzskaites mehānismu. Korporatīvā pirkuma pasūtījuma saņemšana ne tikai sniedz pārdevējam rakstisku līgumu ar pircēju, bet arī kļūst par pirmo soli, veidojot debitoru parādu izsekojamību. Šie pirkuma pasūtījumi ir svarīgi, mēģinot saņemt finansējumu vai biznesa aizdevumus, jo pārdevējs dokumentē, cik daudz naudas ieplūdīs uzņēmumā un kad to ir paredzēts saņemt.
Tipiski korporatīvā pirkuma pasūtījuma elementi ietver datumu; PO numurs; abu pušu nosaukums, adrese un tālruņa informācija; un preču un pakalpojumu apraksts ar cenām un kopsummu. Gan pircējam, gan pārdevējam pasūtījuma numurs kļūst par galveno izsekošanas mehānismu visiem pasūtījumiem, kas veikti starp abiem.
Korporatīvā pirkuma pasūtījuma variants ir pastāvīgais pasūtījums, kas izveido pasūtījumu noteiktā laika periodā. Tas nodrošina daudzuma atlaides produktiem vai pakalpojumiem, kas nav jāpiegādā uzreiz. Šāda veida PO parasti ir paredzēti produktiem vai pakalpojumiem, kas tiek piegādāti periodiski gada laikā. Piemēram, pirkšanas pasūtījumu var izdot par papīra krājumu ikmēneša piegādi vai gaisa kondicionēšanas iekārtas ceturkšņa apkopi.
Mazākām korporācijām pirkšanas pasūtījuma procesa izveide varētu šķist pārspīlēta, taču pēc pareizas izpildes tas ietaupa laiku un naudu. Tas nodrošina pircējiem un pārdevējiem pasūtījuma numuru, kas atvieglo pasūtījumu izsekošanu. Tas arī izveido juridisku dokumentu starp abām pusēm, kas garantē pircējam cenu, par kuru tika panākta vienošanās, un sniedz pārdevējam dokumentu, kas likumīgi dod viņam parādā esošos līdzekļus.
SmartAsset.