Personāla vadības informācijas sistēma ir procedūru un lietoto tehnoloģiju kopums, ko cilvēkresursu darbinieki izmanto, lai izsekotu un sakārtotu datus par darbiniekiem uzņēmumā vai organizācijā. Šī informācija var ietvert algu uzskaiti, nodokļu dokumentus un piešķirto pabalstu, piemēram, veselības apdrošināšanas, ierakstus. Cita informācija par darbiniekiem bieži tiek glabāta šāda veida sistēmā, lai veiktu periodiskus darbības novērtējumus. Šie ieraksti parasti ir attiecīgo nozares sertifikātu CV un kopijas. Šī cilvēkresursu pārvaldības joma ietver gan datora programmatūras izmantošanu, gan ikdienas praksi attiecīgo datu ievadīšanai un atjaunināšanai.
Uzņēmumiem ar lielu darbinieku skaitu bieži ir nepieciešama atsevišķa cilvēkresursu (HR) nodaļa, lai precīzi reģistrētu visu šo informāciju. Darbs ar personāla vadības informācijas sistēmu prasa gan labu tehnoloģiju izpratni, gan spēju ātri izgūt nepieciešamos datus. Programmatūras pakotne, kas paredzēta šiem cilvēkresursu uzdevumiem, parasti sastāv no saistītām datu bāzēm, kas satur dažādas informācijas kopas. Vienā datu bāzē var būt ieraksti par izsniegtajiem algas čekiem, kas saistīti ar citu datu bāzi ar informāciju, piemēram, par ieturētajiem nodokļiem. Personāla personāls ir atbildīgs par šīs darbaspēka informācijas atjaunināšanu un precīzu uzturēšanu.
Personāla personālam papildus regulārai datu uzturēšanai personāla vadības informācijas sistēmā ir jāveic arī specifiski vaicājumi, kas izgūst noteiktu informāciju. Atkarībā no instalētās sistēmas veida viņi var pieprasīt šo informāciju ar komandām, piemēram, strukturētā vaicājuma valodā (SQL) vai līdzīgā datu bāzes programmēšanas valodā. Citu veidu cilvēkresursu pārvaldības programmatūrai ir grafiskas lietotāja saskarnes ar līdzekļiem veidlapu, tabulu, diagrammu un atskaišu izveidei un glabāšanai. Kad personāla vadītājs vēlas saglabāt skenētas darbinieku CV un līdzīgu dokumentu kopijas, informācijas sistēmā bieži ir iekļauta optiskā rakstzīmju atpazīšanas (OCR) iespēja, lai izveidotu meklējamas elektroniskās kopijas.
Personāla vadības informācijas sistēmai ir arī svarīga loma uzņēmuma darbā pieņemšanas un atlaišanas praksē. Daudzi uzņēmumi izmanto šāda veida programmu OCR funkcijas, lai skenētu CV noteiktos atslēgvārdus. Pretendentiem, kuru CV ir atslēgvārdu atbilstība, bieži vien ir lielākas izredzes saņemt uzaicinājumu uz interviju. Daži uzņēmumi izmanto šo tehnoloģiju, lai izsekotu un reģistrētu jaunus darbinieku iegūtos sertifikātus, jo īpaši tos, kas tiek uzskatīti par apmaksātu apmācību. Darbiniekiem, kuriem var būt nepieciešama disciplināra darbība vai konsultācijas, šī informācija bieži tiek glabāta arī viņu elektroniskajos personāla failos HR departamentā.
SmartAsset.