Kas ir piedāvājuma pavadvēstule?

Kļūda, ko pieļauj daudzi biznesa profesionāļi, ir priekšlikuma pavadvēstules izmantošana, lai apkopotu priekšlikuma saturu. Tā kā daudzās priekšlikumu veidnēs dokumenta beigās ir iekļauts kopsavilkums, tas nav nepieciešams. Faktiski šāda veida detaļu iekļaušana pavadvēstulē rada situāciju, ka saņēmējam viena un tā pati informācija ir jālasa atkārtoti, kas var negatīvi ietekmēt vērtēšanas procesu.

Viena no vissvarīgākajām lietām, kas jāpatur prātā, veidojot priekšlikuma pavadvēstuli, ir īsi. Pietiek ar trīs līdz četrām īsām rindkopām. Iestatot šāda veida ierobežojumus, tiks saglabāts viss teksts vienā lappusē, tādējādi izvairoties no kļūdas, kopā ar galveno dokumentu nosūtot nelielu piedāvājumu.

Priekšlikuma pavadvēstules atvēršanai jābūt īsai. Izmantojiet pirmo rindkopu, lai pateiktos saņēmējam par iespēju piedalīties piedāvājuma iesniegšanas procesā. Ir arī lietderīgi izteikt komplimentu par priekšlikuma pieprasījuma jeb RFP struktūru, kas jums tika sniegta kā vadlīnijas priekšlikumam un iesniegšanas procesam. Parasti to var izdarīt trīs līdz četros teikumos, nepārspīlējot ar pateicību.

Nākamajā rindkopā var būt ietverts kaut kas personisks, bet tomēr profesionāls. Ja piedāvājums tiek iesniegts esošam klientam, ir pareizi norādīt, cik ļoti jums ir patika strādāt ar klientu pagātnē. Gadījumos, kad piedāvājums ir paredzēts uzņēmumam, ar kuru jūs nekad iepriekš neesat veicis uzņēmējdarbību, koncentrējiet savu uzmanību uz darba saikni, kas ir izveidota, izmantojot telefona sarunas, e-pastus un citus kontaktus ar savu galveno kontaktpersonu. priekšlikuma izstrādes laikā. Tas var palīdzēt neļaut vēstulei kļūt pārāk sausai, vienlaikus izvairoties no kļūdas, kas kļūst pārāk personiska.

Lai aizvērtu piedāvājuma pavadvēstuli, norādiet savas nākotnes cerības. Tas var ietvert faktu, ka jūs cerat nopelnīt biznesā un baudīt ilgstošas ​​darba attiecības ar jauno klientu. Šai rindkopai ir jāparāda pārliecība par jūsu piedāvāto preču vai pakalpojumu kvalitāti, taču tā nedrīkst izmest nekādus pārmetumus jūsu konkurentiem. Koncentrējieties uz to, cik daudz laba jūs varat darīt klientam, nevis uz to, cik daudz jūs esat labāks par visiem citiem.

Nekad nerakstiet piedāvājuma pavadvēstuli, kamēr pats priekšlikums nav pabeigts. Tas ir tāpēc, ka jums var būt viena vai divas pēdējās mijiedarbības minūtes ar adresātu, kas ietekmēs jūsu vēstules toni un saturu. Jebkurā gadījumā vienmēr pārliecinieties, vai vēstules struktūra atbilst tam, ko zināt par adresāta korporatīvo kultūru, un attiecīgi izvēlieties vārdus. Šī faktora paturēšana prātā ir smalks veids, kā paust savu cieņu pret to, kā viņi veic uzņēmējdarbību, neizskatoties kā aizbildnieciski vai pārmērīgi izteiksmīgi ar komplimentiem.

SmartAsset.