Parasti saukts par RFP, piedāvājuma pieprasījums ir dokuments, ko izmanto daudzas organizācijas, lai saņemtu pakalpojumu vai preču piedāvājumus no potenciālajiem pārdevējiem. Precīza RFP struktūra dažādās situācijās atšķiras. Tas nozīmē, ka formula, kā uzrakstīt RFP, būs lielā mērā atkarīga no tā subjekta kultūras, kas izsniedz pieprasījumu, un no tā, ko viņi cer mācīties no atbildēm. Šeit ir daži elementu piemēri, kas ir atrodami daudzos priekšlikuma pieprasījumos neatkarīgi no iesaistītās nozares vai organizācijas.
Tāpat kā daudzos biznesa rakstīšanas centienos, pareizs priekšlikuma pieprasījums sāksies, norādot dokumenta mērķi. To parasti var apkopot dažos teikumos, un tas ļauj pieteikuma iesniedzējiem vai pusēm, kas ir uzaicinātas iesniegt oficiālu priekšlikumu, precīzi zināt, ko izdevēja iestāde meklē pakalpojumu vai preču jomā. Pat visparastākajos RFP formātos tiks iekļauta šāda veida informācija.
Līdzās RFP mērķa vai iemesla norādīšanai nav nekas neparasts, ka tiek iekļauta vispārīga informācija par entītiju. Informācija parasti sniedz ierobežotu informāciju par uzņēmuma lielumu, pašlaik uzturēto vietu skaitu un jebkādiem tūlītējiem paplašināšanas plāniem, kas varētu ietekmēt pieteikuma iesniedzēju atbildes. Parasti detaļai nav jābūt visaptverošai. Tomēr parasti pietiek ar to, ka pretendentiem ļauj pašiem veikt pētījumu, lai paplašinātu izpratni par pieteikuma iesniedzējas puses vajadzībām.
Pēc struktūras piedāvājuma pieprasījums var būt ļoti plašs vai ļoti detalizēts. Daži pieprasījumi nav garāki par vienu lapu, un tajos ir ietvertas tikai vispārīgas iesniegšanas vadlīnijas, piemēram, dažas konkrētas jomas, kas jārisina, kā iesniegt gatavo priekšlikumu un datums, kad visi priekšlikumi ir jāiesniedz. Citi RFP nodrošina īpašas sadaļas un formātu, kas jāievēro bez kļūmēm.
Abām šīm pieejām priekšlikuma pieprasījuma formatēšanā ir priekšrocības. Plašais formāts nodrošina, ka nepieciešamā informācija tiks ietverta atbildes pamattekstā, bet ļauj subjektam iegūt priekšstatu par to, kā katrs pieteikuma iesniedzējs sevi parāda, ja viņam ir liela rīcības brīvība atbildē. Turpretim ļoti strukturēts formāts pieteikuma iesniedzējam precīzi norāda, kā kārtot datus tā, lai tas noteikti būtu nozīmīgs izdevējai iestādei. Tajā pašā laikā visaptverošā struktūra ļauj burtiski salīdzināt vairāku respondentu atbildes blakus, pa vienai ejot lejup pa sadaļu sarakstu.
Atkarībā no iesaistītā pakalpojuma vai preču veida piedāvājuma pieprasījumā var būt ietverti scenāriju piemēri, kas parāda, kas pieprasījuma iesniedzējam ir vajadzīgs no pārdevēja gan ikdienas, gan ārkārtas situācijās. Piemēram, ja RFP ir paredzēts telekonferenču pakalpojumiem, iniciators var vēlēties uzzināt, vai pārdevējs var garantēt noteikta skaita pieslēgvietu vai līniju pieejamību pat vislielākās darbības periodos. Pārdevējs var arī risināt specifiskus jautājumus, piemēram, atbalsta tīkla ieviešanu uzņēmuma mēroga avārijas gadījumā vai ja pārdevējs var veikt konferences zvanu plānošanu un izpildi bez iepriekšēja brīdinājuma.
Uzņēmumi vai citas organizācijas, kurām ir jāizsniedz RFP, bet nav pārliecināti, kā vislabāk strukturēt dokumentu, bieži var sākt procesu, izmantojot kādu no daudzajām tiešsaistē atrodamajām bezmaksas RFP veidņu opcijām. Šīs veidnes var mainīt pēc vajadzības. Dažos gadījumos veidnēs tiks pievienots vismaz viens priekšlikuma pieprasījuma piemērs, kas kalpos kā ceļvedis personai vai komandai, kas ir atbildīga par RFP sagatavošanu.
SmartAsset.