Rēķinu apstrāde ir procedūru virkne rēķinu apstrādei, lai nodrošinātu to savlaicīgu apmaksu. Atsevišķiem uzņēmumiem parasti ir savas apstrādes sistēmas, kurās iesaistīti grāmatvedības darbinieki, kā arī uzraugi un citi darbinieki. Ir pieejama programmatūra, kas palīdz rēķinu apstrādē, lai racionalizētu procesu, atvieglotu ierakstu atrašanu un nodrošinātu ātru piekļuvi pašreizējiem neapmaksātajiem rēķiniem.
Process sākas ar rēķina piegādi pa faksu, e-pastu, pastu vai citu sistēmu. Grāmatvedības darbiniekam ir jāatver un jāpārskata rēķins, lai izlemtu, kā rīkoties. Tam var būt pirkuma pasūtījuma numurs, kas norāda, ka par šo pirkuma pasūtījumu atbildīgajai personai tas ir jāpārbauda. Tas var ietvert rēķina pārbaudi, salīdzinot ar faktiskajām saņemtajām precēm, un pārbaudi, vai persona vispirms ir apstiprinājusi pirkumu. Ja pirkuma pasūtījuma numura nav, grāmatvedim ir jāpārbauda dokuments, lai noteiktu, kāda veida produkts vai pakalpojums tiek apspriests.
Elektroniskās rēķinu apstrādes sistēmās cilvēki var ierakstīt rēķina datus, tostarp izcelsmes pārdevēju, informāciju, izpildes datumu un tā tālāk, izveidojot izsekojamu datubāzes ierakstu. Grāmatvedības uzraugi var pieprasīt neapmaksāto rēķinu sarakstus, kas sakārtoti pēc izpildes datuma un citiem parametriem. Kad grāmatvedis apstiprina maksājumu, līdzekļus var nosūtīt ar čeku, elektronisku līdzekļu pārskaitījumu un citām metodēm, izmantojot failā esošo pārdevēja informāciju. Ja pārdevējs ir jauns, grāmatvedības nodaļai, iespējams, būs jāsazinās, lai savāktu informāciju, ja norēķinu dati nav pilnīgi.
Uzņēmumi reģistrē savus maksājumus, izmantojot čeku vai apstiprinājuma numuru, atkarībā no līdzekļu iesniegšanas veida, lai izveidotu ierakstu, kurā norādīts, kad un kā tie veica maksājumu. Kad nauda ir nosūtīta, grāmatvedības nodaļa var atzīmēt, ka rēķins ir apmaksāts, un pārvietot to no kreditoru parādu kolonnas savās virsgrāmatās. Ja rodas strīds par maksājumiem, šie ieraksti ir pieejami pārskatīšanai, lai noskaidrotu, kur maksājums ir nonācis maldīgā veidā un kā novērst problēmu.
Rēķinu apstrādē iesaistīto darbību skaits var atšķirties atkarībā no uzņēmuma un tā izmantotajām sistēmām. Failsafe ir iebūvēti, lai izvairītos no tādām problēmām kā dubulti maksājumi, neautorizētu pirkumu apmaksa vai rēķina neapmaksāšana noteiktajos termiņos. Mazā uzņēmumā par šiem maksājumiem var būt atbildīga viena persona, savukārt lielākiem uzņēmumiem var būt visa kreditoru nodaļa, kas ir atbildīga par visu rēķinu apstrādi, katram pārdevējam no komunālo pakalpojumu sniedzējiem līdz apakšuzņēmējiem, ko uzņēmums izmanto konkrētos projektos.
SmartAsset.