Rēķinu pārvaldība ir iekšēja biznesa funkcija, kas ir atbildīga par pārdevēju vai piegādātāju dokumentu pārvaldību. Rēķini ir avota dokuments grāmatvedībā. Avotdokumentos ir izklāstīta konkrēta informācija saistībā ar finanšu darījumu. Pārdevēji uzņēmumiem parasti sniedz ārpakalpojumus, piemēram, apkopi, komunālos pakalpojumus, biroja piederumus vai reklāmu. Piegādātāji pārstāv uzņēmumus, kas nodrošina uzņēmumus ar ekonomiskajiem resursiem. Ekonomiskie resursi ietver izejvielas un tiešo darbaspēku, kas nepieciešams patēriņa preču vai pakalpojumu ražošanai. Uzņēmumi izmanto rēķinu pārvaldības procesus, lai nodrošinātu, ka pārdevēji un piegādātāji saņem maksājumus savlaicīgi.
Izplatīts rēķinu pārvaldības process ir trīsvirzienu atbilstības sistēma, kas atrodama kreditoru parādu funkcijās. Pirkšanas pasūtījumi ir uzņēmuma iekšējā informācija, kas sniedz personām īpašu atļauju iegādāties preces no pārdevējiem vai piegādātājiem. Uzņēmumā parasti ir divas pirkšanas pasūtījumu kopijas. Viens tiek nosūtīts pārdevējam vai piegādātājam, un viens tiek saglabāts uzņēmuma grāmatvedības nodaļā. Šis dokuments tiek izmantots vēlāk, rēķinu pārvaldības procesā.
Uzņēmumi, kas izmanto biznesa tehnoloģiju programmatūru, var izmantot pirkšanas pasūtījumu elektroniskās kopijas. Tā vietā, lai saglabātu papīra kopiju failā, uzņēmumi var skenēt šo informāciju servera datu bāzē. Tas ļauj personām pēc vajadzības pārskatīt vai izgūt pirkuma pasūtījumu. Biznesa programmatūra var arī palielināt pirkuma pasūtījuma informācijas precizitāti.
Otrs dokuments trīsvirzienu atbilstības rēķinu pārvaldības sistēmā ir saņemšanas biļete. Saņemšanas biļete un norāda, ka visas preces vai pakalpojumi ir saņemti uzņēmumā saskaņā ar pirkuma pasūtījumu. Par biļešu saņemšanu parasti atbild uzņēmuma noliktava vai administratīvais personāls. Pirkuma pasūtījuma un saņemšanas biļetes kopija tiek nosūtīta uz grāmatvedību, lai pabeigtu rēķina apmaksu.
Daudzi pārdevēji un piegādātāji piedāvā klientiem 30 dienas, lai samaksātu, pirms tiek novērtētas maksas un procenti par nesamaksātajiem atlikumiem. Kreditori saņemšanas biļeti un pirkuma pasūtījumu iesniegs nepabeigtā failā. Saņemot pārdevēja gala rēķinu, kurā pieprasīts maksājums, kreditoru maksātājs saskaņos visus trīs dokumentus, lai nodrošinātu informācijas atbilstību. Katra dokumenta informācijas saskaņošana ir trīsvirzienu rēķinu pārvaldības sistēmas būtība. Uzņēmumi reti maksā pārdevējiem vai piegādātājiem, ja dokumenti nesakrīt. Kad kreditoru parādu process ir pabeigts, ierēdņi izgriezīs rēķina čeku, pieprasīs parakstu no īpašnieka vai atbilstošā pārvaldnieka un nosūtīs čeku pa pastu.
Uzņēmumi var izmantot pielāgotas rēķinu pārvaldības sistēmas. Uzņēmumu īpašnieki un vadītāji izstrādās sistēmu, kas vislabāk atbalsta viņu biroja un grāmatvedības funkcijas. Lielākas organizācijas, kas katru mēnesi saņem vairākus simtus rēķinu, var vēlēties vienkāršāku sistēmu nekā trīsvirzienu atbilstība. Rēķinu pārvaldība neprasa, lai visi uzņēmumi izmantotu vienu un to pašu sistēmu.
SmartAsset.